Hạch toán nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu (NVL) cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Mỗi phương pháp hạch toán đều có những ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng khác nhau. Do vậy, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp hạch toán nguyên vật liệu thích hợp, thuận tiện, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.
Phương pháp ghi thẻ song song
– Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập – xuất, tồn số lượng nguyên vật liệu. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm nguyên vật liệu.
– Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu kết cấu như thẻ kho nhưng thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lượng, giá trị và cũng được phản ánh theo từng danh điểm nguyên vật liệu.
Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết vật liệu ở phòng kế toán và thẻ kho của thủ kho bằng cách thông qua báo cáo tình hình biến động của nguyên vật liệu do thủ kho gửi lên.
Ưu, nhược điểm
+ Ưu điểm: Việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng thứ nguyên vật liệu theo số lượng và giá trị.
+ Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn. Công việc còn dồn vào cuối tháng nên hạn chế tính kịp thời của kế toán và gây lãng phí về lao động.
Phương pháp ghi thẻ song song áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, tình hình nhập – xuất nguyên vật liệu phát sinh hàng ngày không nhiều, trình độ kế toán và quản lý không cao.Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ song song.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
– Tại kho: Giống phương pháp thẻ song song ở trên
– Tại phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng nguyên vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng nguyên vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng nguyên vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Ưu, nhược điểm
+ Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép, chỉ tiến hành ghi một lần vào cuối tháng.
+ Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp về số lượng. Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu trong tháng giữa kho và phòng kế toán không được thực hiện do trong tháng kế toán không ghi sổ, hạn chế công tác quản lý và tính giá thành sản phẩm.
Phương pháp này không được phổ biến, chỉ có những doanh nghiệp có số lượng, chủng loại lớn mới áp dụng.
Phương pháp ghi sổ số dư
– Tại kho: Ngoài sử dụng thẻ kho để ghi chép sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu từ thẻ kho.
– Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kiểm tra và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho, sau đó tiến hành tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của NVL nhập xuất theo từng nhóm NVL để ghi vào bảng kê nhập xuất, tiếp đó ghi vào bảng kê luỹ kế nhập xuất, đến cuối tháng ghi vào phần nhập xuất tồn của bảng kê tổng hợp. Đồng thời cuối tháng khi nhận sổ số dư từ thủ kho, kế toán tính giá trị của NVL tồn kho để ghi vào sổ số dư, cột thành tiền số liệu này phải khớp với tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho cuối kỳ.
Ưu, nhược điểm
+ Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép, kiểm tra đổi chiếu tiến hành định kỳ nên bảo đảm tính chính xác, công việc dàn đều trong tháng.
+ Nhược điểm: Do phòng kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị vì vậy khi nắm bắt tình hình nhập xuất tồn của thứ nguyên vật liệu nào thì phải xem trên thẻ kho, khi kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ số dư và bảng kê khá phức tạp nếu xảy ra sự chênh lệch.
Phương pháp này thường sử dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại VNL hay kinh doanh nhiềm mặt hàng, tình hình nhập xuất NVL xảy ra thường xuyên.
Xem thêm
Tải về ngay mẫu giấy đề nghị thanh lý hàng tồn kho
Tải về miễn phí mẫu file Excel in bìa sổ sách kế toán
Tải về miễn phí mẫu file Excel thuyết minh báo cáo tài chính
Tải về miễn phí mẫu văn bản đề nghị miễn thuế, giảm thuế
Mời bạn đọc tải về mẫu Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập
