Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực để có sẵn văn phòng, địa điểm, nhà xưởng phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Hầu hết, các doanh nghiệp hiện nay đều phải đi thuê văn phòng, nhà xưởng. Chính vì thế, chi phí thuê nhà là một chi phí thường xuyên xuất hiện trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đây là khoản chi phí lớn và nên các kế toán cần xử lý đúng để đưa nó vào làm chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn xử lý chi phí thuê nhà để đưa nó vào chi phí hợp lý.
>> Hướng dẫn hạch toán chi phí thuê nhà trả trước
>> Cách hạch toán chi phí sản xuất theo thông tư 200
Trường hợp 1: Tổng chi phí thuê nhà nhỏ hơn 100 triệu/ năm hoặc 8,4 triệu/ tháng
Bước 1: Đọc kỹ các văn phản pháp luật có liên quan
Đây là bước vô cùng quan trọng để bạn có thể nắm được luật, hiểu rõ luật và thực hiện theo luật.
Các văn bản pháp luật cần tìm đó là khoản 7 điều 1 thông tư 119/2014/TT-BTC. Trong đó, văn bản quy định như sau:
- Những hộ gia đình hoặc cá nhân cho thuê tài sản mà tổng số tiền thuê nhà nhỏ hơn 100 triệu đồng/ năm hoặc 8,4 triệu đồng/ tháng thì sẽ không phải kê khai, nộp các loại thuế như: thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân… Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn lẻ. Chính vì vậy, sẽ không có hóa đơn.
- Để hợp lý hóa khoản chi phí thuê nhà này, kế toán cần lưu ý và đáp ứng những điều sau: chủ nhà phải nộp thuế môn bài 1 triệu/ năm, hoàn thành hồ sơ khai thuế môn bài là Tờ khai mẫu 01/MBAI ban hành kèm Thông tư 156/2013/TT-BTC, nộp tại Chi cục Thuế ở nơi có nhà cho thuê.
Như vậy, cá nhân hay hộ gia đình cho thuê sẽ chỉ phải nộp thuế môn bài mà không phải nộp các loại thuế như TNCN, thuế GTGT. Doanh nghiệp đi thuê sẽ không cần phải có hóa đơn GTGT mà sẽ phải xây dựng bộ chứng từ hợp lý, đầy đủ và hợp lệ.
Bước 2: Xây dựng bộ hồ sơ chứng từ thuê nhà đầy đủ, hợp lý, hợp lệ
Để một bộ hồ sơ, chứng từ thuê nhà được coi là đầy đủ, hợp lý và hợp lệ, nó sẽ bao gồm:
- Hợp đồng thuê nhà (Theo văn bản số 4528/TCTPC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế thì không bắt buộc phải công chứng)
- Chứng trừ thanh toán tiền thuê nhà (Không bắt buộc phải chuyển khoản do không có hóa đơn)
- Chứng từ nộp thuế môn bài của chủ nhà (doanh nghiệp có thể nộp thay chủ nhà)
- Bảng kê 01/TNDN: lập khi trả tiền thuê nhà và lưu tại doanh nghiệp (có đầy đủ chữ ký của giám đốc)
Trường hợp 2: Tổng tiền thuê nhà lớn hơn 100 triệu/năm hoặc 8,4 triệu/ tháng
Trong trường hợp này, chủ nhà phải nộp cả 3 loại thuế: Thuế môn bài, Thuế TNCN và thuế GTGT.
Đối tượng kê khai thuế
Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 8 Thông tư 92/2015/TT-BTC về đối tượng kê khai thuế:
- Cá nhân cho thuê tài sản khai thuế trực tiếp với cơ quan thuế
- Bên thuê tài sản khai và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng có thỏa thuận.
Các loại thuế và thuế suất các loại thuế phải nộp
Cá nhân cho thuê tài sản cần lên cơ quan thuế nộp các loại thuế sau:
- Thuế môn bài: 1 triệu đồng/năm nếu đóng vào 6 tháng đầu năm, 500.000 đồng/năm nếu cho thuê vào 6 tháng cuối năm
- Thuế GTGT = 5% X Tổng doanh thu
- Thuế TNCN = 5% X Tổng doanh thu
Trên thực tế, chủ nhà thường không muốn đi kê khai thuế, nên hầu hết doanh nghiệp sẽ phải thay chủ nhà làm các công việc này.
Thời hạn kê khai và nộp thuế
- Đối với cá nhân kê khai thuế theo kỳ hạn thanh toán thì chậm nhất là 30 ngày của quý tiếp theo quý bắt đầu thời hạn cho thuê.
- Đối với cá nhân kê khai thuế một lần theo năm thì chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Hồ sơ thuê nhà bao gồm
- Hợp đồng thuê nhà (không bắt buộc phải công chứng)
- Giấy chứng minh thư hoặc căn cước công dân phô tô công chứng của chủ nhà cho thuê
- Chứng từ nộp tiền thuế của chủ nhà hoặc chứng từ nộp thuế thay chủ nhà
- Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng do không có hóa đơn GTGT)
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân mà trrong hợp đồng có quy định tiền thuê tài sản không bao gồm thuế và người nộp thay thuế cho các nhân là doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ hạch toán khoản thuế nộp thay trên vào chi phí thuê nhà.
Hi vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức để xử lý chi phí thuê nhà vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập tính thuế TNDN.
>> Hướng dẫn hạch toán chi phí thuê nhà trả trước
>> Cách hạch toán chi phí sản xuất theo thông tư 200
