Hồ sơ, tài liệu là một trong số những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp. Do vậy việc quản lý hồ sơ, tài liệu sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bài viết này, Ketoan.vn xin chia sẻ với các bạn file Excel quản lý hồ sơ, tài liệu nhằm giúp các bạn hành chính văn phòng quản lý tốt hơn nhé.
1. Những mẹo quản lý hồ sơ, tài liệu hiệu quả
a. Phân loại hồ sơ
Nếu như bạn cứ để chồng chất, lẫn lộn các loại hồ sơ mà không phân loại thì việc lẫn, thất lạc. Hoặc không tìm thấy hồ sơ là điều dễ dàng gặp phải. Bạn cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ:
- Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ bạn cũng nên phân chia theo từng chủ đề chi tiết để dễ quản lý và tìm kiếm: báo cáo, quảng cáo, kế hoạch…
- Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
- Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý
b. Sắp xếp hồ sơ
Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:
- Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra. Sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.
- Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.
- Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…
c. Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
- Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Bạn nên tạo một danh mục cụ thể và đưa sơ đồ đó vào máy tính. Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.
- Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên. Không phải đưa danh mục xong là xong mà bạn cần phải đối chiếu, cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.
d. Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Hãy làm 1 file về vị trí các hồ sơ để bạn có thể tra cứ và tìm một cách nhanh nhất khi cần.
- Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
- Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự
- Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ. Có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
Mời bạn đọc tải về file Excel quản lý hồ sơ, tài liệu TẠI ĐÂY.
Xem thêm
Hướng dẫn cách chèn file video, file nhạc vào Excel
Mời bạn đọc tải về mẫu file Excel lập kế hoạch sản xuất
Mời bạn đọc tải về mẫu file Excel quản lý thu chi nội bộ
