Để một doanh nghiệp có thể đi vào hoạt động cần có trụ sở chính và khu sản xuất, kinh doanh, và xuất hiện chi phí thuê nhà trả trước. Tuy nhiên, không phải là doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực có sẵn mặt bằng và địa điểm phù hợp với yêu cầu.
Chính vì thế, hoạt động thuê nhà xưởng, mặt bằng, địa điểm là hoạt động rất thường thấy trong doanh nghiệp. Là kế toán cho doanh nghiệp, bạn cần phải nắm vững các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động thuê nhà, văn phòng.
Ketoan.vn sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cụ thể về việc hạch toán chi phí thuê nhà trả trước. Cùng theo dõi qua bài viết dưới đây để không bỏ lỡ những thông tin đáng chú ý nhé!
1. Điều kiện ghi nhận chi phí thuê nhà trả trước
Để có thể ghi nhận khoản chi phí thuê nhà, thuê văn phòng là chi phí hợp lệ trong tính thu nhập chịu thuế TNDN, bạn cần chú ý những điểm sau:
- Hợp đồng thuê nhà, hóa đơn của bên cho thuê.
- Trường hợp bên thuê là cá nhân thì cá nhân cho thuê phải nộp các loại thuế theo quy định như: thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN thì mới được cơ quan thuế cấp hóa đơn. Trên thực tế, cá nhân thường không muốn làm việc này, nên thường ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thay cho bên cá nhân thuê nhà.
- Lưu ý: + Nếu tổng giá trị thuê nhà 01 năm không quá 100 triệu đồng thì sẽ được miễn thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN+ Nếu tiền thuê nhà > 100 triệu đồng/năm thì phải nộp cả 3 loại thuế trên.
- Đối với khoản thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên cần phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
2. Hướng dẫn hạch toán chi phí thuê nhà trả trước
Dựa vào hợp đồng thuê nhà, văn phòng và hóa đơn do bên cho thuê cung cấp, kế toán tiến hành hạch toán chi phí thuê nhà như sau:
a, Khi thanh toán trước tiền thuê nhà
Trong trường hợp người thuê trả trước tiền thuê nhà trước khi nhận được hóa đơn, kế toán hạch toán như sau
Khi thanh toán tiền thuê nhà mà chưa có hóa đơn:
Nợ TK 331 – Ứng trước cho người bán
Có TK 111,112…
Lưu ý: Cách hạch toán trên không áp dụng với trường hợp đặt cọc để đảm bảo việc diễn ra hợp đồng.
b, Khi nhận hóa đơn
Khi nhận được hóa đơn chi tiết khoản tiền thuê nhà, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111,112 (nếu thời điểm thanh toán có hóa đơn)
Có TK 331 (nếu thời điểm thanh toán chưa có hóa đơn)
c, Hàng tháng phân bổ
Định kì phân bổ khoản chi phí trả trước đó vào tài khoản chi phí tương ứng (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì).
VD:
- Thuê nhà làm văn phòng (mục đích quản lý) thì đưa vào TK 642. Cụ thể là TK 6422.
- Thuê nhà với mục đích làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 627…,
- Thuê nhà với mục đích bán hàng (bán hàng) thì đưa vào 641, 6421
Hạch toán như sau:
Nợ TK 642, 641 – Chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp (tùy bộ phận sử dụng văn phòng, nhà xưởng…)
Có TK 242 – Chi phí trả trước
3. Ví dụ hạch toán chi phí thuê nhà trả trước thực tế
Ngày 1/7/2019, Công ty TNHH ABC ký hợp đồng thuê nhà làm văn phòng với ông Nguyễn Văn A: thời hạn 12 tháng, tiền thuê mỗi tháng là 20.000.000 đồng. Tổng cộng là 240.000.000 đồng. Công ty ABC đã thanh toán trước cho ông A: 20.000.000 đồng
- Đến ngày 3/7/2019, sau khi nộp các khoản thuế, ông A đã xuất cho Công ty hóa đơn GTGT tiền thuê nhà, thuế suất 10%, tổng hóa đơn là 264.000.000 đồng
- Ngày 3/1/2019 công ty chuyển khoản thanh toán hết số tiền còn lại theo hợp đồng là 244.000.000 đồng
Cách hạch toán tiền thuê nhà năm 2019 của công ty TNHH ABC như sau:
Ngày 1/1/2019
Hạch toán khoản trả trước dựa vào các chứng từ như hợp đồng, phiếu chi
Nợ TK 331: 20.000.000 đồng
Có TK 112: 20.000.000 đồng
Ngày 3/1/2019:
- Dựa vào hóa đơn, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 242: 240.000.000 đồng
Nợ TK 1331: 24.000.000 đồng
Có TK 331: 264.000.000 đồng
- Dựa vào giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán hạch toán
Nợ TK 331: 244.000.000 đồng
Có TK 112: 244.000.000 đồng
Hàng tháng phân bổ:
Nợ TK 642: 20.000.000 đồng
Có TK 242: 20.000.000 đồng
4. Kết luận
Trên đây là bài viết hướng dẫn chi tiết việc hạch toán chi phí thuê nhà trả trước mà kế toán nào cũng cần phải biết trong kế toán doanh nghiệp. Ho vọng Ketoan.vn đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích.
