Các doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh đều cần kho để lưu trữ và quản lý hàng hóa, vì vậy kế toán kho là một vị trí không thể thiếu trong khâu vận hành. Để quản lý kho một cách hiệu quả và chặt chẽ, hãy cùng tìm hiểu xem công việc cụ thể của kế toán kho và những yêu cầu đối với kế toán kho là gì.
I. Kế toán kho là gì?
Kế toán kho là một trong những vị trí quan trọng thuộc khối tài chính – kế toán, làm việc tại kho chứa hàng hóa, nguyên vật liệu của doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất. Vị trí này sẽ đảm nhiệm công việc lập hóa đơn chứng từ và theo dõi chi tiết hàng hóa trong kho, bao gồm cả tình hình hàng nhập – xuất – tồn. Bên cạnh đó, việc đối chiếu các hóa đơn, chứng từ sổ sách với số liệu thực tế do thu kho trình lên cũng là một nhiệm vụ quan trọng mà kế toán kho phải chịu trách nhiệm.
II. Công việc cụ thể của kế toán kho
1. Kiểm kê hàng hóa trong kho
- Cập nhật tình trạng hàng hóa trong kho liên tục, lên kế hoạch xuất – nhập hàng hóa cho kế toán trưởng xem xét và phê duyệt
- Trực tiếp kiểm đếm số lượng hàng hóa nhập – xuất cùng thủ kho và bên nhận, bên giao để chắc chắn không có sai lệch nào so với yêu cầu. Sau đó, phải lưu nội dung vào sổ ghi chép kế toán
- Định kỳ mỗi quý 1 lần, phải cùng với thủ kho kiểm kê toàn bộ hàng hóa và nguyên vật liệu có trong kho. Nếu có hàng hóa hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng phải có biện pháp xử lý ngay lập tức.
- Có trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu phát hiện có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế với sổ sách, sau đó nộp về phòng kế toán để xử lý ngay.
- Khi có sự biến động về hàng hóa, cần hoàn tất các thủ tục nhập – xuất hàng hóa cùng với thủ kho một cách nhanh chóng. Theo dõi lượng tồn hàng hóa, nguyên vật liệu, kịp thời đề xuất phương án xử lý (nhập hàng dự trữ hay xử lý hàng tồn) đảm bảo không làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho cũng như cách sắp xếp hàng hóa trong kho. Bên cạnh đó, đối chiếu số liệu nhập – xuất để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng và trung khớp với những số liệu trên hệ thống.
2. Kiểm soát và lập các chứng từ xuất nhập có liên quan
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ có liên quan như hợp đồng giao nhận hàng hóa, phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu, phiếu xuất kho… trước khi thực hiện việc nhập hoặc xuất hàng hóa.
- Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất, xử lý tất cả các trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu, hàng hóa trong phạm vi quyền hạn hoặc báo cáo lên cấp trên để kịp thời giải quyết.
- Kiểm tra và nhập các chứng từ, số liệu hàng hóa vào phần mềm hệ thống
- Hàng ngày ghi chép, lập chứng từ nhập – xuất hàng hóa, nguyên vật liệu; hóa đơn mua/ bán hàng, chi phí mua hàng… khi có yêu cầu
- Kiểm soát tình trạng nhập – xuất – tồn; lập báo cáo tồn kho và kiểm tra hàng tồn kho, báo cáo nhập – xuất tồn hàng hóa đảm bảo số liệu thực tế trùng khớp với số liệu trên hệ thống kế toán
3. Hạch toán kế toán và kê khai thuế theo quy định
- Đảm nhận việc hạch toán xuất – nhập hàng hóa và nguyên vật liệu cùng với hạch toán doanh thu, giá vốn và chi phí.
- Theo dõi công nợ nhập – xuất hàng hóa thường xuyên và lập biên bản định kỳ xác minh công nợ theo quy định.
- Kê khai thuế đầu vào và đầu ra định kỳ, cập nhật nội dung kê khai thuế vào hệ thống quản trị kế toán.
4. Các công việc khác
- Lập báo cáo hàng tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn và các báo cáo liên quan khác theo quy định.
- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận kho và tham gia kiến nghị những vấn đề liên quan đến công việc của kế toán kho.
- Đối chiếu các số liệu phát sinh mỗi ngày cùng với kế toán công nợ.
- Kiểm tra, đối chiếu các số liệu ghi chép liên quan cùng thủ kho và kế toán giá thành.
- Thực hiện các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của cấp trên.
III. Yêu cầu công việc với kế toán kho
- Nắm vững chuyên môn về kế toán, thi hành nghiệp vụ chính xác và đúng quy định
- Có kỹ năng giao tiếp, sắp xếp công việc và quản lý chứng từ tốt.
- Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng và sử dụng tốt phần mềm kế toán.
- Cần mẫn, cẩn thận, có trách nhiệm với công việc.
- Có sức khỏe tốt, nhanh nhẹn, hoạt bát, trung thực, nghiêm túc trong công việc.
- Đam mê công việc kế toán, hòa đồng và có khả năng chịu được áp lực công việc.
Như vậy, sau khi đọc xong bài viết này, doanh nghiệp có thể nắm được những công việc quan trọng mà kế toán kho phải đảm nhiệm, đồng thời kế toán viên cũng hiểu rõ công việc mình đang và sẽ phải làm khi tham gia vào quy trình quản lý kho, giúp cho việc vận hành trở nên thuận lợi và dễ dàng.
Hiện nay, các báo cáo quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chủng loại, nhóm và chi tiết đến từng vật tư, hàng hóa trong nhiều kho và đáp ứng tất cả các phương pháp tính giá xuất kho, quản lý kho đã được các nhà cung cấp phần mềm kế toán như MISA đáp ứng tương đối đầy đủ. Doanh nghiệp đăng ký tìm hiểu phần mềm TẠI ĐÂY
