Kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp nắm rõ được số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho hàng của mình. Đây cũng là công việc kế toán kho phải làm định kỳ vào cuối mỗi kỳ kế toán. Trong bài viết này, Ketoan.vn xin chia sẻ với các bạn mẫu file Excel kiểm kê hàng tồn kho hỗ trợ các bạn làm biên bản sau khi kiểm kê hàng tồn kho.
1. Mục đích của kiểm kê hàng tồn kho
- Số liệu trên sổ sách và số liệu thực tế có thể chênh lệch ( vì tài sản bị hư hao; thủ quỹ nhầm lẫn về mặt chủng loại; kế toán tính toán, ghi chép sai sót, các hành vi tham ô, trộm cắp;…)
- Chốt sổ tồn nguyên liệu hàng hóa, tài sản tại thời điểm kiểm kê, tính giá thành sản phẩm.
- Để nắm được thực trạng nguồn lực của công ty tại cuối kỳ kế toán.
- Giúp lãnh đạo nắm được chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
- Khi mua bán, sáp nhập, chia tách công ty.
- Khi có chuyển giao nhân sự kho, kế toán.
- Ngăn ngừa tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản.
- Khi có yêu cầu quản trị đặc biệt của Ban giám đốc.
2. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
a. Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên
Mức độ kiểm kho thường xuyên có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng. Áp dụng cho doanh nghiệp lưu trữ các sản phẩm thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng có giá trị cao, đơn vị xây dựng lắp đặt,…
Ưu điểm là có thể xác định được chính xác; liên tục lượng hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào, hạn chế tối đa các vấn đề thất thoát, sai lệch. Chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình hàng hóa sớm để có kế hoạch kinh doanh, xả hàng. Tuy nhiên kiểm kho thường xuyên sẽ khá tốn nhân sự lẫn thời gian; khối lượng công việc của kế toán cũng nhiều hơn.
b. Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ
Thời gian kiểm hàng tồn kho được lên kế hoạch cụ thể. Ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp. Hình thức này được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng đối với loại hình kinh doanh hàng số lượng lớn; giá trị thấp hoặc trung bình, sản phẩm đa dạng chủng loại mẫu mã, hàng thương mại điện tử thường xuyên xuất lẻ,…
Ưu điểm là công việc tập trung vào một thời điểm, không mất nhiều thời gian như hình thức kiểm kê thường xuyên. Có thể áp lực trong vài ngày nhưng xét về lâu ngày thì kế toán sẽ “dễ thở” hơn.
Khuyết điểm là thời gian giãn cách giữa các lần kiểm kho khá xa, nên chủ doanh nghiệp khó nắm bắt chính xác tình hình; nếu có vấn đề sơ sót sẽ khó điều tra phát hiện hơn.
Như vậy, tùy nhu cầu của doanh nghiệp cũng như quy mô kho; loại hàng; nguồn nhân lực; và chính sách kho hàng để chọn ra phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp. Sau đó, áp dụng quy trình kiểm kê hàng tồn kho như bên dưới để kiểm soát tình hình kho hàng hiệu quả nhất.
Mời bạn đọc tải về mẫu File Excel kiểm kê hàng tồn kho TẠI ĐÂY.
Xem thêm
Tải về mẫu file Excel lập biên bản đối chiếu công nợ phải thu
Tải nhanh mẫu biên bản vi phạm hành chính thuế theo Thông tư 166
Bạn sẽ xử lý thế nào nếu công ty cũ không chốt sổ BHXH?
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử là gì và những lưu ý khi sử dụng
