Một trong những vấn đề doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đó là chi phí. Nếu doanh nghiệp bỏ ra nguồn vốn tương đối nhưng luôn đạt doanh thu lớn, mức tăng trưởng kinh tế tốt, có nghĩa doanh nghiệp đó quản lý chi phí hiệu quả. Vậy doanh nghiệp đó đã có bí quyết gì để quản lý chi phí, tạo ra động lực cho sự phát triển?
Dưới đây là 4 nguyên tắc “vàng” doanh nghiệp nên áp dụng để quản lý chi phí tốt nhất:
1. Nguyên tắc: Sử dụng các mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh số bán hàng để gắn kết với hoạt động quản lý chi phí theo định hướng tăng trưởng bền vững
Phần lớn các doanh nghiệp không thấy được hoạt động quản lý chi phí cần gắn kết với chiến lược kinh doanh, chứ chưa nói đến đó là nền tảng cho sự tăng trưởng. Trong khi tốc độ tăng trưởng lợi nhuận truyền thống tại doanh nghiệp là khá ổn định, tốc độ tăng trưởng doanh số bán hàng luôn khiêm tốn ngay cả trong những điều kiện tốt nhất. Và sự thay đổi trong hoạt động quản lý chi phí là cần thiết ở cả hai khu vực trên.
Các doanh nghiệp sẽ chỉ có thể đạt được mức tăng trưởng lợi nhuận như mong muốn bằng việc cắt giảm chi phí nhưng đồng thời vẫn gia tăng doanh số bán hàng, qua đó tạo ra một mối liên kết giữa hai nhiệm vụ quan trọng này. Sự gắn kết này là không thể thiếu.
Trong trường hợp một khoản chi phí quá cao của doanh nghiệp sẽ giới hạn các khoản tiền đầu tư cho kế hoạch tăng trưởng kinh doanh. Ngược lại, nếu quá chú trọng đến việc cắt giảm chi phí mà thiếu sự đầu tư cho tăng trưởng dài hạn, sự đình trệ trong hoạt động kinh doanh sẽ xuất hiện, tăng trưởng chậm chạp và cùng với thời gian nó sẽ làm xói mòn vị thế kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Nguyên tắc: Chỉnh sửa các mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp với thực tế chi phí hiện tại và các chiến lược kinh doanh cụ thể
Một mặt các doanh nghiệp cần đặt ra những mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận hấp dẫn để động viên các nhà quản lý cắt giảm những chi phí khác nhau nhằm phục vụ tăng trưởng, nhưng mặt khác cũng cần xác định rõ bao nhiêu phần trăm trong số lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phí và bao nhiêu phần trăm có được từ những nỗ lực cải thiện, phát triển kinh doanh khác.
Có ba nhân tố khác cần được quan tâm khi đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí tại bất cứ doanh nghiệp nào. Những nhân tố này nên cân bằng, và không một nhân tố nào được đặc quyền ưu tiên hơn:
- Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí cho các hoạt động kinh doanh khác trong doanh nghiệp?
- Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí tương tự của các đối thủ cạnh tranh?
- Mức chi phí nào là cần thiết để trợ giúp các mục tiêu tăng trưởng dự định và đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng?
3. Nguyên tắc: Phân biệt giữa chi phí tốt và chi phí xấu.
Phần quan trọng nhất của nghệ thuật quản lý chi phí nằm ở việc đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí và tăng trưởng. Đó chính là thách thức làm thế nào để cắt giảm chi phí theo những phương thức hợp lý nhất mà không làm mất đi các năng lực thiết yếu hay giảm thiểu tính cạnh tranh của doanh nghiệp.
Chìa khoá hoá giải thách thức này chính là việc phân biệt các loại chi phí đóng góp vào sự tăng trưởng lợi nhuận, và những chi phí có thể cắt giảm để chuyển phần tiết kiệm được sang những khu vực tăng trưởng, sinh lời của hoạt động kinh doanh.
Chẳng hạn như, các nhà quản lý sẽ tự đặt ra câu hỏi: yếu tố nào trong các chi phí là cần thiết để giữ vị thế cạnh tranh hiện tại? Yếu tố nào không là cần thiết? Liệu những trợ cấp cho nhân viên bán hàng có thể cắt giảm được không? Còn các chi phí quản lý nhân sự, chi phí tài chính kế toán thì sao? Những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hiện tại là gì và việc tái đầu tư đem lại những lợi ích nào?
4. Nguyên tắc: Xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc quản lý chi phí hiện tại
Việc thay đổi các quy trình quản lý, tổ chức luôn là những điều kiện tiên quyết cho hoạt động quản lý chi phí hiệu quả nhất. Việc này có thể được thực hiện theo một vài phương cách khác nhau.
- Thứ nhất, công ty xây dựng hệ thống báo cáo tài chính có trọng điểm, qua đó cung cấp các chi tiết về những khu vực chi phí cụ thể trong từng bộ phận kinh doanh.
- Thứ hai, ban quản lý giới thiệu các phương pháp mới để giám sát hoạt động của các chi phí cùng những giải pháp cụ thể nhằm ngăn ngừa việc chi tiêu không đúng chỗ.
- Thứ ba, công ty lên danh sách nhóm “các chi phí trung tâm” dưới sự quản lý trực tiếp của ban quản trị cấp cao. Nhóm các chi phí này bao gồm cả các chi phí cho hoạt động chức năng chủ chốt lẫn các hoạt động kinh doanh quan trọng.
Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất để hoạt động quản lý chi phí đạt hiệu quả cao chính là sự cân đối hài hòa giữa tiết kiệm chi phí với các yếu tố tăng trưởng kinh doanh, đảm bảo việc cắt giảm chi phí đóng một vai trò thích hợp và rõ ràng trong lịch trình tăng trưởng kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp có thể nắm giữ và thực hiện đúng 4 nguyên tắc “vàng” này, quản lý chi phí không còn là vấn đề đè nặng lên doanh nghiệp. Quản lý chi phí sẽ quyết định đến thành công của doanh nghiệp, đóng vai trò như cố vấn cho doanh nghiệp, giúp đưa ra những biện pháp sử dụng hiệu quả nhất các nguồn tài nguyên, huy động nguồn vốn, phân tích và đưa ra kế hoạch kinh doanh.
