Con dấu là một loại tài sản của doanh nghiệp, việc quản lý, sử dụng con dấu giữ một vai trò quan trọng và cần tuân theo một số quy định. Vậy khi Luật doanh nghiệp 2020 chính thức có hiệu lực, quy định về con dấu của doanh nghiệp sẽ thay đổi thế nào?
Con dấu của doanh nghiệp được công nhận là chữ ký số
Trong Luật doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận con dấu của doanh nghiệp được tồn tại dưới 2 hình thức. Cụ thể:
-Con dấu của doanh nghiệp được làm ở cơ sở khắc dấu.
-Dấu của doanh nghiệp dưới hình thức của chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Quy định đã chính thức công nhận chữ ký số là con dấu của doanh nghiệp. Có thể thấy rằng đây là nội dung hoàn toàn mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.
Chữ ký số này đã được Nghị định 130/2018/NĐ-CP giải thích khái niệm cụ thể. Theo đó, doanh nghiệp có thể hiểu, chữ ký số như một dạng chữ ký điện tử đã được mã hóa các dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp. Con dấu sẽ được dùng để thay chữ ký số ở trên các loại văn bản và cả tài liệu số thực ở các giao dịch điện tử.
Việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp làm chữ ký số sẽ giúp cho doanh nghiệp có thêm nhiều sự lựa chọn trong việc sử dụng con dấu.
Doanh nghiệp sẽ được tự quyền quyết định đối với con dấu
Trong Luật Doanh nghiệp 2014 đã quy định bắt buộc về thông tin thể hiện nội dung con dấu bị bãi bỏ. Doanh nghiệp quyết định loại bỏ dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của DN. Điều này đã được quy định trong khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020.
Theo đó, doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của con dấu mà mình sử dụng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không cần chịu ràng buộc bởi các quy định của pháp luật ban hành.
Không dừng lại ở đó, trong Luật Doanh nghiệp 2020 còn trao cho doanh nghiệp quyền quyết định về loại dấu; số lượng; hình thức; nội dung của chi nhánh, văn phòng đại diện và của những đơn vị khác. Tuy nhiên nội dung này vẫn chưa được ghi nhận trực tiếp trong Luật doanh nghiệp 2014.
Doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu trước khi đưa vào sử dụng
Trước khi sử dụng con dấu, DN có nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký KD. Bên cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Điều này được quy định trong Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014. Có thể thấy rằng, việc doanh nghiệp thông báo mẫu dấu đang là thủ tục bắt buộc trong thời điểm hiện tại.
Tuy nhiên, trong Luật doanh nghiệp 2020 đã bãi bỏ quy định thông báo mẫu dấu trên. Theo đó, bắt đầu từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu như trước đây nữa.
Nhìn lại có thể thấy rằng, đó là một quy định mới và tiến bộ hơn so với trước. Điều này thực sự phù hợp với việc đơn giản hóa những thủ tục hành chi trong doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian và công sức của mình trong quá trình thực hiện những thủ tục liên quan.
Thay đổi một số thủ tục liên quan đến quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu
Trong khoản 3 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2014 đã quy định về vấn đề quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu. Luật doanh nghiệp 2020 đã bổ sung thêm căn cứ để thực hiện quy định này. Theo đó, doanh nghiệp thực hiện quản lý, lưu trữ dấu thực hiện theo quy chế của DN ban hành. Hoặc doanh nghiệp thực hiện theo quy chế của đơn vị khác của doanh nghiệp ban hành. Còn quy định trong Luật doanh nghiệp 2014, dấu DN được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ của công ty.
Không chỉ như vậy, trong quy định mới có hạn chế những trường hợp sử dụng con dấu doanh nghiệp. Bắt đầu từ ngày 1/1/2022, cả hai bên sẽ được thỏa thuận về việc sử dụng dấu trong giao dịch. Thay vào đó chỉ được sử dụng con dấu trong những giao dịch theo quy định của pháp luật.
Trên đây là những thay đổi của dấu DN 2021. Kế toán viên cập nhật để tránh vi phạm quy định đã ban hành.
Xem thêm:
Những công việc đầu năm 2020 doanh nghiệp cần phải làm ngay
Cách xử lý hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ người mua (tải file điều chỉnh HĐ)
Tải về mẫu file Excel lập biên bản đối chiếu công nợ phải thu
