Kế toán mua hàng là một công việc mà bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh nào cũng cần quan tâm đến bởi tính thiết yếu của nó trong việc phục vụ các hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy cần phải nắm rõ quy trình của việc mua hàng cùng với những nghiệp vụ liên quan để đảm bảo việc mua hàng diễn ra thuận lợi.
1. Khái niệm mua hàng
Để lưu chuyển được hàng hóa trong doanh nghiệp thì phải có giai đoạn đầu tiên chính là mua hàng. Đây là quá trình hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu từ người bán sang người mua (doanh nghiệp). Đồng thời, tiền mua hàng cũng được chuyển quyền sở hữu từ người mua sang người bán hay nói cách khác là doanh nghiệp phải thanh toán tiền hàng cho người bán.
2. Đặc điểm
- Phải áp dụng một phương thức mua bán và thanh toán tiền hàng nhất định khi mua bán hàng hóa
- Khi đã sở hữu hàng hóa, doanh nghiệp sẽ mất quyền sở hữu tiền tệ hoặc 1 loại hàng hóa khác với hàng hóa vừa sở hữu
- Hàng hóa mua vào với mục đích bán ra hoặc gia công sản xuất rồi bán
3. Thời điểm hàng mua được xác định
Đây là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa, vì vậy còn là điểm phân chia rủi ro của hàng hóa giữa hai bên mua và bán. Do đó trách nhiệm liên quan đến những tổn thất về hàng hóa sẽ được chuyển giao ở thời điểm này. Tùy vào mỗi phương thức mua bán mà kế toán có thể xác định được thời điểm mua hàng của từng sản phẩm như sau:
- Mua hàng giao trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng, cán bộ thu mua của bên mua sẽ mang giấy ủy nhiệm đến kho của bên bán để nhận hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về kho của mình. Từ đó, thời điểm xác định hàng mua là khi thủ tục giao nhận hàng đã được hoàn thành, đồng nghĩa với việc bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng.
- Mua hàng giao sau: Dựa vào hợp đồng mua bán, hàng hóa sẽ được bên bán chuyển đến cho bên mua và giao nhận tại một địa điểm quy định, có thể là kho của bên mua. Thời điểm xác định hàng mua là khi bên mua đã hoàn tất việc nhận hàng do bên bán chuyển đến và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng.
4. Cách xác định giá trị hàng mua
Giá trị thực tế hàng hóa nhập kho = Giá trị ghi trên hóa đơn + Thuế không hoàn lại (nếu có) + Chi phí thu mua – Các khoản giảm trừ (giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại và hàng mua trả lại)
Trong đó:
- Giá mua ghi trên hóa đơn: được tính theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp. Với phương pháp khấu trừ thì giá ghi trên hóa đơn là giá mua chưa bao gồm thuế GTGT. Còn tính theo phương pháp trực tiếp thì giá mua này đã bao gồm cả thuế GTGT
- Chi phí thu mua: là các chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập…
- Thuế không hoàn lại: bao gồm các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ).
- Giảm giá hàng mua: là số tiền người bán giảm cho doanh nghiệp khi mua hàng do hàng hóa không đảm bảo về chất lượng hoặc quy cách.
- Chiết khấu thương mại: là số tiền người bán giảm cho doanh nghiệp khi mua hàng với ố lượng hay giá trị lớn.
- Hàng mua trả lại: là giá trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã mua nhưng trả lại người bán do chất lượng, chủng loại, quy cách không đáp ứng đủ điều kiện.
Trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa có kèm theo sản phẩm, hàng hóa, phụ tùng để thay thế khi hỏng hóc, kế toán cần xác định và ghi nhận riêng sản phẩm, hàng hóa, phụ tùng thay thế theo giá trị hợp lý. Giá trị nhập kho của hàng hóa này là giá đã trừ giá trị sản phẩm, hàng hóa, phụ tùng thay thế.
5. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng có rất nhiều công việc phải đảm đương, nhưng tóm gọn lại thì có 3 nhiệm vụ chính sau đây:
- Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác những chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, quy cách và thời điểm ghi nhận mua hàng
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát việc mua hàng để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán và tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
- Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho lãnh đạo doanh nghiệp để mức dự trữ có thể được dự trù và xác định một cách hợp lý nhất.
Như vậy, qua bài viết trên, hy vọng các doanh nghiệp có thể nắm rõ được quy trình mua hàng hóa trong nước cũng như cách xác định thời điểm hàng mua và giá trị nhập kho của hàng hóa đó để công việc mua bán hàng hóa luôn được suôn sẻ, thuận lợi.
