Trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, phát triển thương mại điện tử, doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là một tất yếu. Bản thân hóa đơn khi kết hợp với công nghệ đã mang nhiều ưu điểm nên cũng mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích to lớn. Hãy cùng điểm lại 5 lợi ích của hóa đơn điện tử với doanh nghiệp qua bài viết dưới đây:
1. Tiết kiệm thời gian
Nhờ có hóa đơn điện tử có mã xác thực mà doanh nghiệp tiết kiệm được đến 90% thời gian chờ đợi đăng kí sử dụng hóa đơn với cơ quan Thuế, từ 5 ngày rút xuống chỉ còn 3 ngày. Đồng thời, ngay sau khi đăng kí thành công, doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn ngay mà không cần mất thời gian thông báo phát hành hóa đơn.
Đối với những khách hàng ở xa, doanh nghiệp không cần tốn thời gian chuyển phát như hóa đơn giấy, quá trình chuyển phát được thực hiện qua Internet, chỉ mất mấy giây thao tác.
Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giúp đẩy nhanh tiến trình hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp. Đây thực sự là điểm có lợi lớn với doanh nghiệp.
2. Tiết kiệm chi phí
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều khoản chi phí nếu sử dụng hóa đơn điện tử. Chi phí in ấn hóa đơn, chi phí chuyển phát, chi phí lưu trữ, chi phí cho các thủ tục hành chính báo cáo lên Cục Thuế, các chi phí phát sinh khác,…
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng tiết kiệm được nguồn nhân lực tham gia quá trình kế toán, kiểm toán, lập báo cáo hóa đơn, chuyển phát hóa đơn. Tiết kiệm chi phí thực sự là điều có lợi cho doanh nghiệp
3. Đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu
Khi sử dụng hóa đơn điện tử thì công việc tìm kiếm các dữ liệu sẽ trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết giúp xử lý nhanh chóng và kịp thời, hoạt động quản trị kinh doanh của doanh nghiệp như kê khai, nộp thuế do tất cả các thông tin giao dịch đều được cập nhật trong một vị trí trên một máy chủ web và các thông tin trên hóa đơn điện tử lập tức được chuyển thẳng và cập nhật vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hoá, dịch vụ.
Do đó tạo điều kiện thuận tiện cho công tác hạch toán kế toán cũng như công việc đối chiếu dữ liệu, tra cứu hóa đơn, thanh toán tiền, kê khai thuế… nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện, quản trị doanh nghiệp dần được hiện đại hoá phù hợp hơn với xu thế kinh doanh ngày càng phát triển trên thị trường quốc tế hiện nay, phù hợp với các công nghệ tiên tiến đang được áp dụng trên thế giới như Mobile banking, Internet banking, SMS banking… tăng khả năng hội nhập toàn cầu.
4. Không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần phải lập báo cáo lên Cục Thuế về tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ. Việc này tốn thêm nhiều thời gian, nhân lực giám sát, kiểm tra, tốn kém chi phí thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử đã giải quyết được vấn đề này. Tình hình sử dụng hóa đơn sẽ tự động cập nhật trong phần mềm và chuyển dữ liệu lên cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.
5. Góp phần thúc đẩy thương mại điện tử phát triển
Hóa đơn điện tử cũng góp phần không nhỏ trong việc thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, giúp cho công tác của doanh nghiệp trong việc triển khai thương mại điện tử có thể hoàn thiện hơn trong quá trình kinh doanh từ khâu mua bán điện tử, xuất hóa đơn điện tử đến thanh toán điện tử… Đồng thời, góp phần hạn chế và ngăn ngừa tình trạng giả mạo hóa đơn, bảo vệ uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.
6. Lợi ích đối với khách hàng
Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn công nghệ, không chỉ doanh nghiệp mà ngay khách hàng cũng sẽ nhận được lợi ích.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực mang lại nhiều lợi ích đối với khách hàng của doanh nghiệp khi các thông tin từ hóa đơn công nghệ được chuyển thẳng đến địa chỉ của khách hàng. Nhờ vậy, khách hàng có thể truy cập, tra cứu cũng như tải và nhận hóa đơn điện tử ở bất cứ nơi đâu tại bất cứ thời điểm nào.
Không những thế, việc sử dụng hóa đơn công nghệ còn giúp cho khách hàng không gặp phải những khó khăn trong việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, tránh được tình trạng thất lạc hóa đơn hoặc làm rách hóa đơn.
Theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Nhưng với những lợi ích của hóa đơn điện tử cũng như để thuận tiện hơn cho hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng kinh doanh cá nhân, theo hộ gia đình cũng được khuyên dùng hóa đơn công nghệ. Với sự phát triển của công nghệ điện tử thì việc áp dụng các phần mềm điện tử trong đời sống, sản xuất là điều tất yếu.
Xem thêm:
Những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
