Hiện nay các cơ quan Bảo hiểm đều sẽ liên kết với cơ quan Thuế để kiểm tra tình hình lao động của các doanh nghiệp. Những đối tượng nhân lực dài hạn trong công ty đều sẽ được yêu cầu giải trình các thông tin liên quan đến bảo hiểm. Vậy khi bị thanh tra truy thu bảo hiểm, doanh nghiệp cần phải làm như thế nào?
Vì sao doanh nghiệp bị thanh tra truy thu bảo hiểm?
Có thể thấy ở nhiều địa phương, việc kết nối thông tin giữa Bảo hiểm xã hội cùng với cơ quan Thuế chưa được tiến hành chặt chẽ. Dẫn đến tình trạng nhiều doanh nghiệp có thể đã sử dụng việc này để cắt giảm chi phí Thuế và bảo hiểm.
Nhưng thực trạng này lại không diễn ra ở những thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM… Bởi vì khi dựa trên dữ liệu quyết toán Thuế, cơ quan Bảo hiểm xã hội đã đưa ra những đề án để phục vụ cho việc kiểm tra và rà soát, yêu cầu truy thu thuế.
Vào thời điểm sau mỗi kỳ Báo cáo tài chính Thuế hằng năm, cơ quan thuế sẽ gửi quyết toán thuế TNCN trong doanh nghiệp. Báo cáo này sẽ được gửi đến cho cơ quan bảo hiểm để tiến hành rà soát và đối chiếu. Theo đó, thanh tra sẽ kiểm tra lại với bên phía doanh nghiệp có những biểu hiện nghi vấn đề xử lý.
Những hành vi sai lệch trong doanh nghiệp thường vì những lý do dưới đây:
- Doanh nghiệp không có sự kiểm tra và đối chiếu chéo giữa nhân lực phụ trách nhân sự và cả kế toán
- Kế toán viên trong doanh nghiệp không có năng lực. Trong quá trình làm việc, kế toán viên không tư vấn những rủi ro có thể gặp cho chủ doanh nghiệp.
- Chủ doanh nghiệp đã biết đến những rủi ro trước mắt nhưng vẫn cố tình làm.
Hướng dẫn xử lý giải trình cho doanh nghiệp
Khi bị thanh tra truy thu bảo hiểm, doanh nghiệp cần phải nắm rõ được tình hình của mình. Thủ tục chuẩn bị như sau:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhân lực
- Chấp hành về vấn đề truy thu bảo hiểm
Trong trường hợp mà doanh nghiệp chưa nắm được rõ tình hình của mình, chưa biết nên xử lý như thế nào, hãy tìm hiểu những vấn đề như sau:
- Tiến hành rà soát lại toàn bộ nhân lực trong bảng kê kế quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp của BCTC.
- Kiểm tra lại công tác chấm công cũng như các khoản chi trả thực tế trong doanh nghiệp
- Rà soát lại toàn bộ hợp đồng lao động của những cá nhân bị thanh tra kiểm tra
Thông thường khi doanh nghiệp mắc lỗi, thường sẽ có liên quan đến nhiều cá nhân hay lao động thời vụ.. Nhưng trong những trường hợp này, doanh nghiệp lại không tiến hành xây dựng lại các biểu mẫu và các hợp đồng có liên quan. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên chuẩn bị những loại chứng từ sau:
- Hợp đồng thử việc, hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ…
- Bảng chấm công của các cá nhân trong doanh nghiệp
- Danh mục chi trả của các cá nhân
- Công văn về việc giải trình
Yêu cầu đối với việc làm hồ sơ chứng minh dành cho các lao động bị thanh tra kiểm tra. Hồ sơ không phải dạng hợp đồng. Sau khi đã tiến hành kiểm tra thực tế và những những thông tin trên đảm bảo chính xác. Lúc này doanh nghiệp đã có thể giải trình về vấn đề lao động.
Những lưu ý đối với doanh nghiệp khi thanh tra truy thu bảo hiểm
Khi doanh nghiệp đã tiến hành giải trình và nhận lại được sự đồng ý, DN sẽ tiến hành kiểm tra và làm BCTC. BCTC làm lại là của năm trước và nộp lại.
Đối với những cá nhân đang nằm trong bảng lương HĐLĐ sẽ được điều chỉnh lại toàn bộ.
Để trong quá trình đóng bảo hiểm xã hội và đảm bảo khi tính thuế thu nhập cá nhân sẽ hợp lý chi phí, xử lý phương án theo những trường hợp sau:
- Khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi trả lương
- Cấp lại chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ mua của cơ quan thuế
- Đóng đầy đủ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động
- Đối với những đối tượng lao động chỉ có một nguồn thu nhập từ doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ dựa trên số tiền thu nhập để tính khấu trừ thuế.
Xem thêm:
Có được đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện một lần để về hưu sớm?
Một số vấn đề cần lưu ý về bảo hiểm thất nghiệp
Hiểu rõ về tiền lương tháng tính đóng các loại bảo hiểm
Tải về mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia bảo hiểm
Cách tra cứu mã số bảo hiểm xã hội năm 2020: cực nhanh và đơn giản
