Trong cả quá trình làm việc, doanh nghiệp thường xuyên phải chi cho người lao động những khoản công tác phí khoán. Những khoản phí này sẽ được sử dụng cho người lao động trong quá trình đi công tác. Vậy công tác phí khoán có cần tính thuế thu nhập cá nhân hay không?
Quy định về thu nhập tiền lương, tiền công cho người lao động
Trong Khoản 2 Điều 2 của Thông tư số 111.2013/TT-BTC Bộ Tài chính quy định về những khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động. Cụ thể như sau:
- Những khoản lợi ích bằng tiền hoặc những khoản ngoài tiền lương, tiền công do bên sử dụng lao động chi trả.
- Các khoản tiền khoán chi: văn phòng phẩm; công tác phí; điện thoại; trang phục.. nhưng cao hơn so với mức quy định hiện hành. Nhưng những khoản này chỉ tính vào trong thu nhập chịu thuế đối với một số những trường hợp như sau: Người lao động làm việc ở trong những tổ chức kinh doanh; các văn phòng đại diện. Mức khoán chi sẽ được áp dụng phù hợp đối với mức xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.
Các khoản phụ cấp tàu xe
Các khoản chi phụ cấp tàu xe khi công ty đi nghỉ phép đúng với quy định của pháp luật. Các khoản chi phụ cấp đối với người lao động khi đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở. Trường hợp những khoản chi phí này có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mới được tính. Sẽ được tính vào trong chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trong trường hợp doanh nghiệp lại có những khoản tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp cho người lao động đi công tác. Nếu như những khoản chi phí này được thực hiện đúng với quy chế tài chính hoặc đúng với quy chế nội bộ của doanh nghiệp sẽ được tính vào chi phí được trừ.
Như vậy, trong trường hợp những doanh nghiệp có các văn bản quy định về những khoản chi cho người lao động, quy định trong các văn bản lưu hành nội bộ sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân. Nhưng những khoản chi này cần phải đáp ứng được đầy đủ những quy định về hóa đơn, chứng từ. Còn bên phía doanh nghiệp, những khoản chi này sẽ được tính vào trong chi phí được trừ. Áp dụng trong khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Thủ tục thanh toán sau khi người lao động đi công tác về
Sau khi người lao động đi công tác về, thủ tục thanh toán công tác phí khoán như sau:
- Giấy đề nghị thanh toán, sử dụng mẫu 05-TT
- Nếu người lao động sử dụng tiền mặt, sẽ cần có phiếu chi tiền. Nếu như người lao động chuyển khoản, sẽ sử dụng ủy nhiệm chi.
- Bảng kê khai chi tiết từng khoản phí cần sử dụng.
- Quyết định về việc được cử đi công tác. Nội dung bao gồm có nơi đến, nơi đi và cả thời gian đi công tác.
- Bảng quyết toán về công tác phí, trong đó có kèm theo hóa đơn tài chính. Hóa đơn tài chính cần đảm bảo được tính hợp lệ.
- Hóa đơn tài chính, yêu cầu cần có bản gốc và cả bản copy
Trong trường hợp vượt quá khung cho phép của công tác phí, có thể dựa vào trong tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý, hợp lệ để công ty chi trả tiền cho người lao động. Trường hợp khoản phí chi trả bị thừa so với các khoản dự toán công tác phí khoán, sẽ phải tiến hành hoàn nhập lại quỹ hoặc có thể sẽ trừ vào trong lương.
Một số lưu ý khi về công tác phí khoán cho người lao động
Quá trình làm công tác phí khoán, cần phải đảm bảo đã làm chuẩn so với quy định. Đối với trường hợp đi công tác nước ngoài và sử dụng chứng từ nước ngoài, cần phải phiên dịch lại qua Tiếng Việt. Nếu như trong quá trình công tác có sử dụng dịch vụ phòng nghỉ, khách sạn sẽ phải có booking xác nhận đã đặt phòng. Còn nếu di chuyển bằng máy bay, cần phải có những chứng từ sau để làm căn cứ xác định chi phí được trừ:
- Vé máy bay điện tử
- Thẻ lên máy bay
- Chứng từ thanh toán doanh nghiệp có cá nhân tham gia trong quá trình vận chuyển.
Xem thêm:
Tải về mẫu file Excel tính tiền hoàn ứng công tác phí
Tải về mẫu bảng kê thanh toán công tác phí chi tiết nhất
Nắm vững các quy định công tác phí cho nhân viên đi công tác
