Trong mỗi một doanh nghiệp thường áp dụng mô hình phân chia các bộ phận để tiện cho việc quản lý các cấp. Những lãnh đạo cấp cao luôn luôn phải làm rất nhiều công việc bởi vậy mà việc ủy quyền cho các cấp dưới vừa giúp giảm bớt khối lượng công việc vừa khích lệ tinh thần người ủy quyền. Các lãnh đạo khi quyết định sử dụng phương pháp ủy quyền cũng cần biết cách áp dụng nó hiệu quả như là một nghệ thuật. Vậy nguyên tắc nghệ thuật ủy quyền trong lãnh đạo bao gồm những gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Ủy quyền là gì? Lợi ích của việc ủy quyền
Ủy quyền là giao một phần quyền hành và trách nhiệm cho cấp dưới để thực hiện nhiệm vụ. Việc giao quyền hạn là điều nên làm trong trường hợp công ty có quá nhiều công việc cần giải quyết mà người lãnh đạo không thể “ôm đồm” hết được.
Giao quyền hạn nghe có vẻ đơn giản, thế nhưng theo các nghiên cứu đi trước đã chỉ ra rằng người quản lý bị thất bại do sự phân quyền không tốt, chứ không do nguyên nhân nào khác. Đối với những nhà lãnh đạo đang có ý định phân quyền thì cần phải nghiên cứu khoa học và nghệ thuật trong việc ủy quyền.
Khi đã biết cách ủy quyền tốt thì việc này sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, công ty như là:
- Giảm bớt khối lượng công việc cho người lãnh đạo, giúp họ san sẻ các công việc khác nhau.
- Tạo niềm tin và khích lệ tinh thần người được ủy quyền.
- Phát triển kỹ năng của nhân viên
- Tạo hiệu quả và năng suất cao cho công việc
- Các quyết định được đưa ra một cách kỹ lưỡng và cẩn thận hơn
- Tạo một tập thể đoàn kết, gắn bó, hăng hái
Ngoài ra thì ủy quyền cũng có một số nhược điểm như mất thời gian tìm người ủy quyền, công việc không thực hiện tốt sẽ ảnh hưởng đến người lãnh đạo và người được ủy quyền sẽ chịu áp lực lớn với tâm lý sợ bị thay thế.
Các nguyên tắc nghệ thuật ủy quyền trong lãnh đạo
Thực hiện các nguyên tắc ủy quyền đúng và hiệu quả là một nghệ thuật ủy quyền trong lãnh đạo. Trước hết, để làm được điều này bạn cần phải biết kết hợp giữa nghệ thuật quản trị lãnh đạo và nghệ thuật sử dụng quyền lực lãnh đạo một cách thuần thục.
Tìm hiểu và chọn đúng người ủy quyền
Để tránh mất quá nhiều thời gian cho công tác ủy quyền thì bạn nên tìm hiểu trước những người đủ tin tưởng và đủ kiến thức để ủy quyền cho họ. Bạn có thể đặt ra những tiêu chuẩn chọn người riêng của mình.
Những tiêu chuẩn đó có thể là kiến thức, kỹ năng chuyên môn, đạo đức, tác phong nghề nghiệp…. Miễn là người đó phù hợp và bạn phải chọn đúng người có đủ tài năng mới tránh vấp phải các rủi ro nghiêm trọng.
Áp dụng đúng các nguyên tắc giao quyền hạn
Nghệ thuật ủy quyền trong lãnh đạo là cần biết cách áp dụng những nguyên tắc giao quyền hạn chính xác. Người lãnh đạo nếu hiểu rõ bản chất của từng nguyên tắc và áp dụng với đúng người thì sẽ đem lại hiệu quả cao.
Nguyên tắc giao quyền theo mong muốn
Quyền được giao cho từng người quản lý cần phải tương ứng, nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng hoàn thành các kết quả mong muốn và nhắm đạt được mục tiêu quản lý đã đề ra.
Nguyên tắc bậc thang
Nguyên tắc bậc thang nói về mỗi chuỗi các quan hệ quyền hạn trực tiếp từ áp trên xuống cấp dưới xuyên suốt toàn bộ tỗ chức. Quyền hạn từ người quản lý cao nhất đển mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng thì các vị trí chịu trách nhiệm về việc ra quyết định sẽ càng có hiệu quả.
Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc và thống nhất mệnh lệnh
Các quyết định trong phạm vi quyền hạn của từng người phải được đẩy lên trên theo cơ cấu tổ chức. Và phải thống nhất mệnh lệnh từ trên xuống dưới nhằm thực hiện mục tiêu chung đề ra.
Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
Điều quan trọng cần nhớ là các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó, cũng như không thể nhỏ hơn. Bắt buộc phải có trách nhiệm và quyền hạn tương xứng nhau.
Ngoài ra, tất cả mọi người phải luôn luôn có trách nhiệm với công việc của mình, không được lạm dụng ủy quyền để trốn tránh trách nhiệm.
Người ủy quyền phải giám sát người được ủy quyền
Để tránh xảy ra sai sót và kịp thời sửa chữa các sai lầm thì người ủy quyền phải luôn luôn giám sát hiệu quả công việc của người được ủy quyền. Lợi ích của việc giám sát là đảm bảo công việc hoạt động đúng tiến độ và tránh các trường hợp xấu xảy ra.
Khích lệ tinh thần nhân viên thường xuyên
Những người được ủy quyền dù cảm thấy mình được tin tưởng hơn nhưng áp lực công việc sẽ khiến họ cảm thấy vô cùng mệt mỏi. Vì vậy mà các nhà lãnh đạo luôn luôn cần gửi những lời khích lệ, động viên đến họ để họ được giải tỏa bớt stress hơn.
Đánh giá hiệu quả
Sau khi đã thực hiện ủy quyền xong, các công việc được hoàn thành thì các nhà lãnh đạo cũng cần rút ra những kinh nghiệm, xem xét hiệu quả công việc đã đạt được. Phân tích những ưu, nhược điểm để phát huy và sửa chữa trong những lần sau.
Ủy quyền là một công việc đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng cũng mang tính phức tạp cao. Do vậy, người ủy quyền cần biết sử dụng như là một nghệ thuật ủy quyền trong lãnh đạo. Mong rằng với những thông tin trên đây sẽ giúp cho bạn có thêm thông tin bổ ích. Chúc các bạn thành công!
