Quản lý tài liệu một cách khoa học là điều rất cần thiết với khối lượng công việc của các nhân viên văn phòng hiện nay. Việc áp dụng kỹ năng 5s trong quản lý hồ sơ tài liệu giúp hệ thống lưu trữ thông tin được rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm khi cần và cũng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho bộ phận này.
Khái niệm kỹ năng 5s trong quản lý hồ sơ tài liệu
Kỹ năng 5s trong quản lý hồ sơ tài liệu chính là viết tắt của 5 từ: Sàng lọc- Sắp xếp- Sạch sẽ- Săn sóc- Sẵn sàng. Với đặc trưng môi trường làm việc của nhân viên văn phòng, nhất là những nhân viên quản lý tài liệu thì việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu, một cách khoa học, ngăn nắp là một điều cực kỳ quan trọng.
Khoa học hóa quá trình quản lý hồ sơ tài liệu chính là nhờ 5s, cụ thể:
- Sàng lọc: Được hiểu là quá trình kiểm tra, phân loại, chọn lọc các danh mục giấy tờ cần lưu giữ để đưa nó về các tệp tài liệu liên quan. Phục vụ cho việc lưu trữ và tìm kiếm sau này.
- Sắp xếp: Chính là sự phân chia các danh mục tài liệu theo một mục đích nhất định để tạo ra sự ngăn nắp theo một trật tự hay quy tắc chung.
- Sạch sẽ: Tức là giữ vệ sinh nơi làm việc và nơi lưu trữ tài liệu.
- Săn sóc: Là việc kiểm tra, rà soát, thống kê định kỳ các tệp tài liệu.
- Sẵn sàng: Có nghĩa là tạo thói quen cho từng nhân viên khi quản lý tài liệu đều tuân thủ theo quy tắc và luôn sẵn sàng cung cấp tài liệu nhanh chóng mỗi khi cấp trên yêu cầu.
Mục đích của việc áp dụng kỹ năng 5s trong quá trình quản lý
Không ít các doanh nghiệp, công ty trong thời gian đầu hoạt động đều gặp phải rất nhiều lỗ hổng về việc quản lý tài liệu, rò rỉ thông tin, làm mất tài liệu hoạt động… có thể gây tổn thất cho công ty. Thường thì những vấn đề liên quan tới quản lý tài liệu mà công ty, doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp hộ gia đình nhỏ lẻ gặp phải thường là:
- Tài liệu để lộn xộn: Không có tủ chứa riêng, không phân loại hồ sơ, giấy tờ, hóa đơn, hợp đồng, tài liệu chung…
- Không có người quản lý tài liệu rõ ràng: thiếu người đảm nhận nhiệm vụ sắp xếp, quản lý tài liệu, vì thế bất cứ ai cũng có thể tìm kiếm và sử dụng tài liệu của công ty hoặc khi cần thì lại không biết nên gặp ai để tìm kiếm.
- Văn phòng làm việc bề bộn, không biết cách để sắp xếp cho khoa học, hay chỉ để đối phó với cấp trên.
Việc sử dụng kỹ năng 5s sẽ là giải pháp, giúp cho doanh nghiệp của bạn quản lý hồ sơ, giấy tờ, sổ sách dễ dàng hơn.
Sử dụng kỹ năng 5s trong quản lý hồ sơ tài liệu như thế nào?
Để áp dụng kỹ năng 5s trong quản lý hồ sơ tài liệu một cách hiệu quả và khoa học thì cần sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và thái độ thực hiện của nhân viên công ty. Mỗi bộ phận sẽ có sẽ có một nhiệm vụ khác nhau.
- Ban quản lý: Cần đưa ra một chu trình khép kín, tạo điều kiện và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện. Đồng thời, ủng hộ và có những khích lệ đối với những nhân viên áp dụng tốt kỹ năng 5s trong quản lý hồ sơ tài liệu.
- Quá trình đào tạo cần nghiêm túc và thực tế: Cần có những quy định xử phạt và khen thưởng rõ ràng để nhân viên có mục tiêu phấn đấu. Đồng thời, việc đào tạo cần gắn liền với thực tế hiện tại của công ty để có thể xử lý kịp thời những vấn đề về quản lý tài liệu đang tồn tại.
- Nhân viên tự nguyện tham gia và có tinh thần học hỏi: Nhân viên là điểm mấu chốt việc áp dụng kỹ năng 5s có thành công hay không. Do đó, tinh thần làm việc của nhân viên rất quan trọng.
Sau khi kỹ năng 5s được áp dụng thì cần duy trì nó với những tiêu chuẩn cao hơn để có thể đạt được những kết quả tốt hơn, đưa công ty vào quy củ từ đó giúp hoạt động bền vững hơn.
Lợi ích của việc áp dụng kỹ năng 5s
Khi một công ty, doanh nghiệp áp dụng kỹ năng 5s thì nó sẽ mang lại những lợi ích sau đây:
- Mang lại một môi trường làm việc ngăn nắp, có tổ chức, thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý của công ty, doanh nghiệp.
- Hồ sơ tài liệu được quản lý một cách chặt chẽ, tăng tính bảo mật cho những thông tin liên quan đến công ty như hợp đồng đầu tư, hồ sơ nhân viên hay những thông tin quan trọng khác.
- Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc cho nhân viên trong công ty.
- Hình thành nên văn hóa công ty với những con người có kỷ luật, có tính tập thể và có tinh thần luôn học hỏi điều mới.
Với việc thực hiện và dụng thành công kỹ năng 5s trong quản lý hồ sơ tài liệu sẽ giúp cho công ty có một môi trường làm việc chuyên nghiệp từ đó dễ dàng thu hút nhân sự có kỹ năng và chuyên môn tốt về cho công ty.
