Phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực là gì? Những nội dung cơ bản khi phân tích công việc để quản trị nhân lực gồm những gì? Lợi ích của nó mang lại cho các HR là gì? … Bài viết này sẽ dành cho những HR đang quan tâm tới phân tích công việc để giúp cho quản trị nguồn nhân lực được dễ dàng hơn.
Phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực gồm có nội dung gì?
Phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực được hiểu và quá trình thu thập các thông tin liên quan đến công việc của mỗi nhân viên trong công ty một cách có hệ thống. Phân tích công việc cũng sẽ được tiến hành để xác định nhiệm vụ của mỗi người trong phạm vi công việc, đồng thời cũng xác định được kỹ năng, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi cá nhân, tổ chức để thực hiện công việc đạt hiệu quả.
Thông thường, mỗi HR khi tiến hành phân tích câu hỏi, sẽ phải trả lời các câu hỏi như sau:
- Thứ nhất, nhân viên đó cần thực hiện những công việc gì?
- Thứ hai, công việc sẽ được hoàn thiện trong thời gian bao lâu?
- Thứ ba, địa điểm để thực hiện và hoàn thiện công việc là ở đâu?
- Thứ tư, quy trình và nội dung công việc cho nhân viên đó như thế nào?
- Thứ năm, lý do mà nhân viên phải thực hiện công việc này?
- Thứ sáu, yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm (trình độ) của nhân viên?
Với việc trả lời được bộ câu hỏi trên khi phân tích công việc, các HR hay những người có vai trò quản trị nhân lực sẽ có được một bản tóm tắt các nhiệm vụ, trách nhiệm của từng nhân viên cho từng vị trí công việc, mối liên hệ công công việc với các bộ phận kèm theo yêu cầu cụ thể cho từng vị trí.
Mục đích và lợi ích của phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực?
Trước tiên, về mục đích:
- Xây dựng được bản mô tả công việc (JD) và bản tiêu chuẩn công việc cho từng nhân sự, phòng ban.
- Phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực xác định được những nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi nhân sự khi thực hiện công việc.
- Xác định những điều kiện để nhân sự thực hiện công việc tốt nhất.
- Tìm ra các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện cũng như kết quả của công việc của mỗi người, mỗi bộ phận.
- Tìm ra mối tương quan của công việc này, nhân sự này, bộ phận này với những công việc khác, nhân sự khác, bộ phận khác…
- Hiểu và biết được những phẩm chất, kỹ năng của từng nhân sự, phòng ban cần có để thực hiện và hoàn thành công việc.
Thứ hai, về lợi ích:
- Việc phân tích công việc khi quản trị nhân lực sẽ định hướng cho quá trình tuyển dụng, hoàn thiện việc bổ sung nhân sự cho từng vị trí còn trống.
- Lên các kế hoạch bổ nhiệm hay thuyên chuyển vị trí công tác, công việc cho mỗi nhân sự.
- Xây dựng được hệ thống đánh giá, biết cách xếp hạng hệ thống công việc và xây dựng chế độ, mức lương…
- Hoàn thiện được các biện pháp giúp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe cũng như tạo điều kiện, môi trường làm việc an toàn, đảm bảo sức khỏe cho người lao động.
- Xác định được nhu cầu đào tạo nhân sự cho từng vị trí để lập kế hoạch đào tạo cụ thể.
Những phương pháp phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực được sử dụng hiện nay?
Hiện nay, để đạt hiệu quả trong quá trình phân tích công việc khi quản trị nhân lực, các HR thường sử dụng 3 phương pháp chính gồm có: làm bảng hỏi, phương pháp hội đồng và phương pháp quan sát, cụ thể như sau:
Đối với phương pháp làm bảng hỏi:
Các HR sẽ gửi những câu hỏi đến nhân sự có liên quan để tìm hiểu các thông tin cần thiết cho việc phân tích công việc. Thường thì các thông tin sẽ liên quan đến người đảm nhận, giám sát, phân tích công việc… với nhiều câu hỏi cho nhiều tình huống khác nhau trong quá trình làm việc. Để nắm rõ công việc của từng vị trí, bạn sẽ phải sàng lọc và lựa chọn một bộ câu hỏi phù hợp.
Đối với phương pháp hội đồng:
HR sẽ nhờ tới sự hỗ trợ của các chuyên gia – những người có am hiểu về công việc, với mục đích thu thập thông tin, xây dựng JD mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Các chuyên gia có thể là những người đã hoặc đang thực hiện, giám sát hay quản lý chính công việc đó, cũng chính họ sẽ là người cho bạn những đánh giá chính xác nhất.
Đối với phương pháp quan sát:
Thường thì phương pháp này được áp dụng để phân tích với những người lao động chân tay bởi chúng ta dễ dàng quan sát được khi họ làm việc. Dựa vào quá trình làm việc của họ cùng với yêu cầu và các tài liệu ghi chép được, dễ dàng thực hiện và viết ra được một bản mô tả công việc phù hợp.
Cả 3 phương pháp phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, có thể sử dụng cho những trường hợp nhất định. Tuy nhiên, bạn cần xác định rõ tính chất cũng như yêu cầu công việc của mình là gì để lựa chọn hoặc kết hợp các phương pháp sao cho hợp lý.
