Sổ kế toán là gì và quy trình ghi sổ kế toán chuẩn mực như thế nào chắc hẳn là những câu hỏi mà kế toán viên vô cùng quan tâm khi phải làm những nghiệp vụ liên quan đến kế toán. Dưới đây là những quy định chi tiết hướng dẫn cách ghi sổ kế toán theo Luật kế toán số 88/2015/QH13 một cách chính xác nhất mà doanh nghiệp cần quan tâm.
1. Định nghĩa sổ kế toán
Theo Điều 24 của Luật kế toán số 88/2015/QH13, sổ kế toán được dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Với mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng duy nhất một sổ kế toán, trong đó áp dụng những quy định về sổ kế toán ban hành trong Luật kế toán, Thông tư 133/2016/TT-BTC, các văn bản hướng dẫn sửa đổi và bổ sung Luật kế toán.
2. Nội dung của sổ kế toán
Có 2 loại sổ: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Những nội dung tối thiểu mà sổ kế toán cần có là:
- Ngày, tháng, năm ghi sổ
- Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ
- Nội dung đã được tóm tắt về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán
- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ
3. Cách mở sổ
Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc mở từ ngày thành lập đối với những doanh nghiệp mới thành lập. Trách nhiệm ký duyệt sổ trước khi sử dụng hoặc sau khi in ra từ máy tính thuộc về người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của mỗi doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải sử dụng sổ có mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, được đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Cần thực hiện các thủ tục sau trước khi sử dụng sổ kế toán:
Đối với sổ kế toán dạng quyển
Trang đầu của sổ phải có những nội dung rõ ràng như:
- Tên sổ
- Ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ
- Họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật
- Ngày kết thúc ghi sổ/ngày chuyển giao sổ cho người khác
Sổ kế toán dạng quyển phải được đánh số trang từ trang đầu tiên đến trang cuối cùng, đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán giữa mỗi hai trang.
Đối với sổ kế toán rời
Đầu mỗi sổ rời phải bao gồm tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng và họ tên của người giữ/ghi sổ.
Trước khi sử dụng, mỗi tờ kế toán rời phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ rời.
Do tính chất không liên kết nên các tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và sau khi dùng xong phải được đóng thành quyển phục vụ cho việc dễ dàng quản lý, lưu trữ.
4. Cách ghi sổ
Để ghi sổ kế toán một cách chính xác thì doanh nghiệp phải căn cứ vào các chứng từ kế toán và đồng thời phải ghi rõ ràng, đầy đủ, nhanh chóng các nội dung của sổ như lập các phiếu thu – chi – hoạch toán, phân bổ, định khoản…
Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ lúc mở sổ đến khi khóa sổ theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ tài chính. Thông tin và số liệu của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm liền kề trước đó.
Thông tin và số liệu nhập trên sổ kế toán phải ghi bằng bút mực hoặc bằng phương tiện điện tử. Không ghi xen thêm vào phía trên hoặc dưới hay chồng lên nhau; không được để cách dòng không có nội dung, nếu không ghi hết trang phải gạch chéo phần trống; khi ghi hết một trang phải cộng tổng số liệu trong trang đó và chuyển số liệu đã cộng sang trang tiếp theo.
5. Cách khóa sổ
Khóa sổ kế toán là quá trình thực hiện các nghiệp vụ tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết; kết chuyển số liệu về doanh thu, chi phí; rút vốn, đưa số dư các tài khoản về số 0; xác định kết quả lãi, lỗ và nghĩa vụ thuế với nhà nước.
Vào cuối kỳ kế toán, các đơn vị kế toán phải khóa sổ lại trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Sau khi đã khóa sổ có nghĩa là các số liệu đã được chốt, không được đưa thêm số liệu phát sinh vào năm đã khóa sổ để làm quyết toán, đồng thời cũng không thể nhập thêm hay chỉnh sửa lại số liệu được nữa.
Đối với sổ kế toán điện tử, sau khi khóa sổ trên phần mềm thì phải in sổ kế toán ra để đóng thành quyển riêng cho từng năm và đưa vào lưu trữ. Nếu không in ra giấy mà lưu trữ sổ trên phần mềm kế toán thì cần phải đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu tuyệt đối, bên cạnh đó còn phải có thể tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
6. Cách sửa chữa sổ
Sổ kế toán cần phải được ghi chép, kê khai một cách cẩn thận và tuyệt đối chính xác. Tuy nhiên, đôi khi vẫn sẽ xảy ra những sai sót, nhầm lẫn không thể tránh khỏi trong quá trình ghi sổ, nhất là khi quá trình ấy được thực hiện thủ công không dựa vào các phần mềm hỗ trợ.
Trong trường hợp cần thiết phải sửa chữa sai sót thì kế toán không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu mà phải sửa chữa bằng một trong ba cách sau:
- Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ ghi sai, sau đó ghi số/chữ chính xác lên phía trên lỗi sai vừa bị gạch, bên cạnh là chữ ký xác nhận của kế toán trưởng
- Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
- Ghi điều chỉnh bằng cách lập một “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho chính xác.
Nếu sai sót được phát hiện trước khi nộp báo cáo tài chính thì việc sửa chữa phải được thực hiện trên sổ kế toán của năm đó. Còn nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp báo tài chính thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải thuyết minh về việc sửa chữa này.
>> Luật kế toán số 88/2015/QH13
>> Hướng dẫn cách tạo sổ nhật ký chung trên Excel cho dân kế toán
