Vấn đề về hóa đơn có thể nói là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Thay đổi tên công ty trên hóa đơn hay thay đổi đổi tên công ty và mã số thuế. Nếu như doanh nghiệp thay đổi tên, tên trên hóa đơn cũng sẽ bị thay đổi. Vậy cần phải làm như thế nào?
Quy định về việc sử dụng hóa đơn khi thay đổi tên công ty ở trên hóa đơn
Quy định trong: Khoản 2, Điều 9, chương II Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014; Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014. Quy định như sau:
Những hóa đơn ở trong doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành. Nhưng ở trên hóa đơn sử dụng vẫn chưa in sẵn tên, địa chỉ của công ty ở trên tờ hóa đơn. Khi mà công ty có sự thay đổi về tên của công ty hay sự thay đổi về địa chỉ. Tuy nhiên lại không có sự thay đổi về mã số thuế và cả cơ quan quản lý trực tiếp.
Trường hợp mà bên phía tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng những hóa đơn đã đặt in. Lúc này doanh nghiệp chỉ việc đóng dấu tên và địa chỉ mới vào bê cạnh tiêu thức tên và địa chỉ in sẵn. Như vậy doanh nghiệp đã có thể tiếp tục sử dụng. Sau đó, doanh nghiệp sẽ gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn. Cụ thể sẽ gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Theo đó, khi mã số thuế và cả cơ quan quản lý thuế không có sự thay đổi. Doanh nghiệp mới được sử dụng hóa đơn khi thay đổi thông tin ở trong công ty. Vậy nên, lúc này doanh nghiệp đã có thể được phép đóng dấu cả tên và cả địa chỉ ở bên cạnh các tiêu thức đã thay đổi. Và có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn này. Và cuối cùng, doanh nghiệp cần phải gửi thông báo về việc điều chỉnh thông tin được in ở trên hóa đơn cho cơ quan thuế biết.
Những trường hợp hủy hóa đơn mà doanh nghiệp nên biết
Những trường hợp hủy hóa đơn bao gồm:
- Hóa đơn in bị sai, in thừa hay in trùng. Những trường hợp hóa đơn này cần phải được hủy trước khi doanh nghiệp tiến hành thanh lý hợp đồng hóa đơn đặt in.
- Đối với những cá nhân hay các tổ chức khi không tiếp tục sử dụng hóa đơn nữa. Cần phải nhanh chóng thực hiện việc hủy hóa đơn không sử dụng đến. Đối với thời hạn hủy dành cho các cá nhân hay tổ chức được quy định rõ ràng. Kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế, thời hạn hủy chậm nhất là 30 ngày.
- Đối với trường hợp mà bên cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết hạn sử dụng. Các cá nhân, tổ chức cần phải nhanh chóng tiến hành hủy hóa đơn. Đối với thời gian quy định để hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày. Kể từ ngày mà cơ quan thuế thông báo hết hạn sử dụng.
- Đối với hóa đơn sử dụng ở trong các đơn vị kế toán. Kế toán viên sẽ thực hiện việc hủy hóa đơn theo quy định của Luật kế toán.
- Đối với những hóa đơn chưa được lập nhưng lại trở thành vật chứng quan trọng liên quan đến các vụ án. Trường hợp này sẽ không hủy mà để xử lý theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn chuẩn bị thủ tục, hồ sơ hủy hóa đơn
Khi chuẩn bị hủy hóa đơn, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những thủ tục như sau:
- Quyết định về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Những trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh sẽ không cần thành lập.
- Bảng kiểm kê những hóa đơn cần phải hủy. Cần phải ghi chi tiểt: tên của hóa đơn, ký hiệu của mã số hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy…
- Biên bản về việc hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả về việc hủy hóa đơn được in thành hai bản. 1 bản để lưu tại nơi sử dụng hóa đơn, 1 bản để nộp lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp.
- Hồ sơ hủy hóa đơn sẽ được lưu tại những tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
Xem thêm:
Mời bạn đọc tải về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Cách xử lý chi phí không có hóa đơn GTGT đầu vào
Hành vi mua bán hóa đơn trái phép bị xử lý thế nào?
Những quy định về hóa đơn năm 2020 có thể bạn chưa biết
Cách đơn giản để nhận biết các loại hóa đơn điện tử
