Lập kế hoạch vận hành điều độ sản xuất là một trong những công đoạn vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Ý tưởng kinh doanh có hay đến đâu, nếu không có kế hoạch vận hành điều độ sản xuất, hiệu quả kinh doanh thực tế sẽ không bao giờ đạt như kỳ vọng, và các nguồn lực từ tài chính đến nhân sự cũng sẽ không được tối ưu hóa. Quá trình lập kế hoạch được dựa trên nguồn lực hiện có theo các hoạt động sản xuất đã định để đáp ứng nhu cầu khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
1. Vận hành điều độ sản xuất là gì?
Vận hành điều độ sản xuất là phẩn bổ nguồn lực có sẵn như thiết bị, lao động, nhà máy…cho việc sản xuất sản phẩm cần thiết. Mục tiêu là sử dụng công suất sẵn có một cách hiệu quả và mang lại lợi ích, kết quả cao nhất.
2. Tiêu chí đo lường hiệu quả kế hoạch vận hành điều độ sản xuất là gì?
Người vận hành điều độ sản xuất cần kiểm soát nguồn lực, tiến độ nhằm đảm bảo tiến độ sản phầm phải thỏa mãn 3 tiêu chí đo lường bằng con số:
– Đạt số lượng, chất lượng theo yêu cầu khách hàng.
– Thời gian đúng lúc, kịp thời.
– Tối ưu chi phí sử dụng nguồn lực cho thực thi kế hoạch.
3. Quy trình lập kế hoạch vận hành điều độ sản xuất
Bước 1: Liệt kê các công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm
Đây là bước đầu tiên và có yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của một kế hoạch sản xuất.
Mục đích:
– Giúp nhà quản lý và người thực hiện có cái nhìn tổng quát về số lượng, khối lượng công việc và trình tự thời gian thực hiện các công việc đó.
– Tránh bị bỏ sót hay quên đầu việc.
– Tăng sự chủ động trong công việc.
Công việc cần làm:
– Suy nghĩ kĩ về những đầu công việc và thứ tự công việc cần làm.
– Ghi chép lại càng chi tiết càng tốt các công việc sẽ phải làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm.
Chú ý: Các công việc nên được ghi chép cẩn thận, rõ ràng, chi tiết, đầy đủ.
Bước 2: Đặt ra các mục tiêu tương ứng với từng công việc
Mục đích:
– Đặt ra một kỳ vọng và yêu cầu mà đầu công việc đó cần đảm bảo sau khi thực hiện.
– Nhìn vào mục tiêu, sẽ có cách thức thực hiện phù hợp.
Chú ý: Mục tiêu này có thể là thời gian hay kết quả mong muốn đạt được.
Công việc cần làm:
– Xem xét và nắm thật chi tiết mong muốn và khả năng, nguồn lực của doanh nghiệp.
– Đặt ra mục tiêu phù hợp vì nếu đặt mục tiêu quá cao, doanh nghiệp chẳng thể đạt được. Còn nếu ít hơn khả năng thì sẽ làm giảm tiến độ kế hoạch thực hiện các công việc khác.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc
Mục đích:
– Loại bỏ những công việc không cần thiết.
– Tiết kiệm thời gian và các nguồn lực.
– Tăng hiệu quả của kế hoạch.
Công việc cần làm:
– Xem lại danh sách công việc đã liệt kê ở trên.
– Sắp xếp các công việc đó theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng hiện hành.
Bước 4: Tập trung thực hiện kế hoạch
Mục đích:
– Đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng và hiệu quả.
– Tiết kiệm thời gian thực hiện.
Công việc cần làm: Ngoài việc tập trung làm một việc, cần quan tâm tới các công việc khác nữa, thậm chí có thể kết hợp một số công việc với nhau nếu thấy hợp lí.
Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Thực tế và kế hoạch trên lý thuyết sẽ luôn có những điểm khác nhau và những điểm phát sinh mà bạn khó có thể lường trước được hết. Vì vậy, để có thể hạn chế những phát sinh không cần thiết, bạn cần chú ý:
– Trong quá trình lập kế hoạch các công việc, bạn nên dự trù và liệt kê một số khó khăn, rủi ro, thách thức có thể gặp phải để có những biện pháp xử lí và những kế hoạch dự phòng.
– Trong quá trình thực hiện kế hoạch, nếu có phát sinh xảy ra cần đầu tư một khoảng thời gian nhất định để xử lí.
Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
Mục đích:
– Biết được công việc đã làm đến đâu và được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu.
– Đối chiếu giữa các mục tiêu và thành quả của mình để có những điều chỉnh khi cần.
– Phát hiện những sai sót để rút kinh nghiệm cho lần tiếp theo.
Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp có thể có những điều chỉnh để phù hợp với tình hình nguồn lực và kinh doanh của mình, nhưng nhìn chung, đây là 6 bước cơ bản nhất của lập kế hoạch vận hành điều độ sản xuất mà doanh nghiệp cần chú ý.
Để quản lý và theo dõi từng khoản mục chi phí: Nguyên vật liệu, Nhân công, Chi phí sản xuất chung…doanh nghiệp sản xuất cần sử dụng công cụ quản lý tự động để hạn chế tối đa các sai sót. Các phần mềm kế toán của các đơn vị nhà cung cấp như MISA đã hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong công tác này. Doanh nghiệp tìm hiểu chi tiết TẠI ĐÂY
