Để quản lý chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp, cắt giảm chi phí cũng được coi là một cách hợp lý. Tuy nhiên, cắt giảm chi phí thế nào để tối ưu hóa được lợi nhuận lại là một vấn đề không hề đơn giản. Doanh nghiệp có thể cân nhắc một số khoản chi phí dưới đây để có thể cắt giảm bớt mà không làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh.
Trước khi tìm hiểu doanh nghiệp nên cắt giảm chi phí nào, doanh nghiệp cần hiểu về quy trình để tiến hành được việc cắt giảm này một cách hiệu quả nhất.
1. Quy trình tiến hành cắt giảm chi phí
– Bước 1: Liệt kê chi tiết các bước cần thiết khi tiến hành cắt giảm chi phí.
– Bước 2: Xác định rõ đầu là chi phí không cần thiết và không tạo ra giá trị giá tăng. Để tìm được ra chi phí đó, doanh nghiệp cần thực hiện công việc phân tích thật kĩ lưỡng.
– Bước 3: Xây dựng những điều kiện cần thiết để phù hợp với quá trình cắt giảm chi phí.
– Bước 4: Thường xuyên tiến hành kiểm tra, rà soát, nghiên cứu chỉnh sửa các mục tiêu cắt giảm chi phí để phù hợp với chi phí thực tế hiện tại và các chiến lược kinh doanh.
2. Các khoản chi phí doanh nghiệp có thể cắt giảm
Cắt giảm nhân sự
Khi doanh nghiệp tiến hành cắt giảm chi phí, nhân sự luôn được xem xét. Tuy nhiên, cắt giảm nhân sự không cẩn thận sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân sự, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Vì vậy, để cắt giảm chi phí từ nhân sự một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt 2 việc sau:
– Xác định chính xác, rõ ràng vị trí nào nên cắt giảm và cắt giảm bao nhiêu. Từ đó, có những chính sách hợp lý để củng cố, khích lệ tinh thần của những nhân sự ở lại, tránh khỏi những hoang mang không cần thiết.
– Đầu tư thêm trang thiết bị hỗ trợ và có kế hoạch đào tạo nhân sự hiện có để nâng cao năng suất và chất lượng của sản phẩm, dịch vụ.
Cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Có 2 cách để có thể tối ưu hóa được chi phí quản lý doanh nghiệp, tránh tình trạng thừa nhân sự quản lý mà kết quả lại không cao.
– Cách 1: Tối giản hóa bộ máy quản lý doanh nghiệp.
– Cách 2: Hệ thống hóa các quy trình trong doanh nghiệp: Quy trình được chuẩn hóa bằng văn bản, chứng từ, form mẫu…để nhân viên làm theo, từ đó giúp công tác quản lý của doanh nghiệp tốt hơn và tiết kiệm thời gian hơn, chi phí cũng được giảm bớt.
Cắt giảm và phân loại khách hàng
Trong quá trình kinh doanh, sẽ có nhiều nhóm khách hàng, nhưng có nhóm khách hàng mang lại lợi nhuận cao, có nhóm khách hàng thì không. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân tích thật kĩ các nhóm khách hàng để cắt bỏ nhóm khách hàng không mang lại lợi nhuận.
Phân loại khách hàng sẽ là khâu quan trọng để quyết định sự thành công của quá trình cắt giảm chi phí này. Cần xác định được đâu là phân khúc khách hàng cần được đầu tư và chăm sóc cẩn thận, tránh tình trạng lãng phí các khoản tiền vào khách hàng không có lợi cho doanh nghiệp.
Cắt giảm chi phí Marketing
Để tăng lợi nhuận, nhiều doanh nghiệp quá chú trọng vào Marketing dẫn đến tiêu tốn quá nhiều chi phí cho khoản này.
Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng các kênh quảng bá sản phẩm rẻ hơn, hoặc lựa chọn những kênh quảng bá hiệu quả nhất để đầu tư tập trung vào đó.
Sử dụng công nghệ để cắt giảm chi phí quản lý cho doanh nghiệp
Sử dụng các dịch vụ điện thoại, thanh toán trực tuyến, các phần mềm quản trị doanh nghiệp, quản lý bán hàng từ xa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiếm được thời gian và nhân lực để vận hành các đầu việc trên nếu làm theo phương thức truyền thống. Chính công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp vừa quản lý hiệu quả, vừa cắt giảm được chi phí dư thừa.
>> Cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả trong doanh nghiệp
Cắt giảm chi phí văn phòng
Các chi phí đến từ giấy, mực in, bút viết, vật tư, gửi thư, bưu chính…vẫn luôn là những chi phí khá lớn dù mọi người nghĩ nó có vẻ không tốn kém lắm.
Các nhà quản lý doanh nghiệp cần quán triệt về mức độ, số lượng các đồ dùng văn phòng phẩm mà nhân viên được sử dụng. Thêm vào đó, doanh nghiệp cần đẩy mạnh thực hiện các nghiệp vụ qua Internet như sử dụng hệ thống thanh toán hóa đơn và hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy, nộp báo cáo qua Internet thay vì phải in ra rất nhiều giấy.
Tùy thuộc vào tình hình từng doanh nghiệp mà sẽ có những khoản chi phí khác nhau có thể được cắt giảm. Việc kiểm soát được chi phí sẽ tối ưu được chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán MISA đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ Tài chính – Kế toán theo đúng Thông tư 133/TT-BTC/2014 và Thông tư 200/TT-BTC/2016 của Bộ Tài chính. Phần mềm giúp doanh nghiệp chuẩn hóa sổ sách kế toán ngay từ đầu, giúp kế toán vận dụng hiệu quả các hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo…vào công tác kế toán tài chính doanh nghiệp. Để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán MISA SME.NET mới nhất, kế toán vui lòng click xem tại đây
