Nhiều kế toán vẫn đang nhầm lẫn về thời điểm ghi vào sổ sách kế toán. Họ thường nghĩ phải dựa vào hóa đơn GTGT để ghi vào sổ sách, không có hóa đơn là không ghi sổ được. Bài viết sẽ làm rõ vấn đề này.
Những thời điểm ghi vào sổ kế toán bạn cần biết
Sau đây là một vài tính huống trắc nghiệm ghi vào sổ kế toán cho cả bên bán và bên mua. Cần nhớ rằng nếu ghi vào sổ kế toán thì bên bán hạch toán sao và bên mua hạch toán sao tại thời điểm ghi sổ.
Tình huống 1
Ngày 1/1/2019 Công ty A bán hàng cho Công ty B nhưng chưa xuất hóa đơn đã có biên bản bàn giao giữa 2 bên và Công ty B chưa thanh toán. Ngày 5/2/2019 Công ty A mới xuất hóa đơn cho Công ty B. Trị giá bán chưa VAT là 10 triệu và VAT là 10%. Mặt hàng Công ty B mua là laptop mua về để phục vụ việc SXKD, mua cho phòng kế toán.
Trả lời:
Bên bán:
Ngày 1/1/2019 chưa xuất hóa đơn vẫn ghi nhận doanh thu
Nợ 131: 11
Có 511: 10
Có 33311:1
Và Công ty vẫn kê khai thuế GTGT tháng 1/2019
Ngày 5/2/2019 Công ty A xuất hóa đơn thì Công ty A chịu phạt vi phạm hành chính về hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm (Xem TT số 10 vấn đề phạt). Không có ghi nhận sổ sách chỗ này và cũng không kê khai thuế tháng 2/2019 (Xuất hóa đơn là để hợp thức hóa của tháng 1/2019 mà thôi)
Bên mua (Công ty B)
Ngày 1/1/2019, bên mua ghi
Nợ 242: 10
Nợ 1388: 1
Có 331:11
Ngày 5/2/2019. Công ty B nhận hóa đơn và ghi
Nợ 1331: 1
Có 1388: 1
Cuối tháng 2/2019 phân bổ chi phí
Nợ 6423
Có 242
Tình huống 2
Ngày 5/1/2019 Công ty A vừa ký hợp đồng bán hàng cho Công ty B. Trong hợp đồng quy định thời gian giao hàng là ngày 10/1/2019. Và ngày 10/12019 Công ty A đã xuất hóa đơn cho Công ty B và chưa thu tiền. Hóa đơn GTGT 10%.
Trả lời
Ngày 5/1/2019:Cả bên bán và bên mua không ghi nhận nghiệp vụ nào cả
Ngày 10/1/2019: Cả bên bán và bên mua ghi nhận nghiệp vụ khi có bộ chứng từ của bên bán xuất cho bên mua
+Bên Công ty A ghi 2 nghiệp vụ
NV 1: doanh thu
Nợ 131
Có 511
Có 33311
NV2: Giá vốn
Nợ 632
Có 155,1561
+Bên Công ty B ghi
Nợ 1561;1521;211;242
Nợ 133 (1;2)
Có 331
Tình huống 3
Ngày 5/1/2019 Công ty A ký hợp đồng thuê nhà với chủ nhà (Công ty B) . Một tháng là 20 triệu/ tháng. Trả tiền vào ngày 5 của tháng sau. Biết chủ nhà là Công ty B và xuất hóa đơn là hóa đơn không có thuế GTGT.
Trả lời:
Ngày 5/1/2019, vừa ký hợp đồng
+Bên bán (Công ty B): Chưa ghi gì hết
+Bên mua: Công ty A cũng chưa ghi gì hết
Cuối tháng 31/1/2019
+Bên bán (Công ty B): Sẽ ghi vào sổ kế toán khoản phải thu cho thuê nhà của Công ty A: Nợ 131 có 511: 20
+Bên mua: Sẽ ghi nhận chi phí và 1 khoản phải trả cho nhà cung cấp là chủ nhà 20 triệu: Nợ 642;641 Có 331: 20
Sang ngày 5/2/2019
+Bên bán ghi
Nợ 1111,1121: 20
Có 131: 20
+Bên mua Công ty A ghi
Nợ 331: 20
Có 1111,1121: 20
Tình huống 4
Ngày 15/1/2019 Công ty A vừa ký hợp đồng mua hàng với Công ty B trị giá là 15.000.000 và VAT là 10% (1.500.000) . Sang ngày 17/1/2019 Công ty B giao hàng cho Công ty A và Công ty A thanh toán 50% giá trị đã có có VAT bằng tiền mặt, phần còn lại nợ chưa thanh toán.
Trả lời:
Ngày 15/1/2019: Bên bán và bên mua chưa ghi nhận
Sang ngày 17/1/2019
+Bên bán: Ghi
Nợ 111: 8.250.000
Nợ 131: 8.250.000
Có 511: 15.000.000
Có 33311: 1.500.000
+Bên mua: Ghi
Nợ 152,1561: 15.000.000
Nợ 1331: 1.500.000
Có 331: .8250.000
Có 1111: 8.250.000
Hoặc có thể ghi
Nợ 152,1561: 15.000.000
Nợ 1331:1.500.000
Có 331: 16.500.000
Và đồng thời ghi nơ 331 Có 1111: 8.250.000
Tình huống 5
Tiền lương tháng 1/2019 Công ty A đã thanh toán cho nhân viên là 50% (50 triệu bằng tiền mặt). Và 50% còn lại chưa thanh toán qua tháng 2/2019 thanh toán bằng tiền mặt.
Trả lời:
Cuối tháng 1/2019 Công ty A ghi nhận khoản tiền lương phải trả
Nợ 6421;6411;622;6271
Có 3341: 100
Đồng thời ghi
Nợ 3341: 50
Có 1111: 50
Sang tháng 2/2019, trả phần lương còn lại tháng 1/2019, Công ty A ghi
Nợ 3341: 50
Có 1111: 50
Tình huống 6
Ngày 5/2/2019 Công ty A đã bán mặt hàng X cho Công ty B và đã xuất hóa đơn cho Công ty B. Biết rằng mặt hàng X Công ty A mua của Công ty C vào ngày 4/2/2019. Nhưng Công ty C chưa xuất hóa đơn cho Công ty A tại ngày 4/2/2019 (Tại ngày 4/2/2019 chỉ có biên bàn ban giao hàng giữa Công ty A và Công ty C).
Sang ngày 5/3/2019 Công ty C mới xuất hóa đơn cho Công ty A mặt hàng X vì Công ty A đã trả tiền cho Công ty C. Biết rằng Công ty C xuất hóa đơn mặt hàng X cho Công ty A là hóa đơn GTGT và thuế suất là 10%).
Trả lời:
Công ty A
+Ngày 4/2/2019 Công ty A phải ghi nhận nhập kho dựa trên biên bản giao hàng
Nợ 1561
Nợ 1388
Có 331
+Ngày 5/2/2019. Công ty A ghi nhận 2 nghiệp vụ về bán hàng cho Công ty B
NV 1: doanh thu
Nợ 131
Có 511
Có 33311
Nv 2: Giá vốn
Nợ 632
Có 1561
+Ngày 5/3/2019, Công ty C xuất hóa đơn mặt hàng X cho Công ty A thì ghi (Vì Công ty A đã trả tiền cho Công ty C)
Nợ 1331
Có 1388
Đồng thời ghi việc trả tiền
Nợ 331
Có 111,1121
Công ty B:
+Ngày 4/2/2019, Công ty B ghi nhận mặt hàng X
Nợ 1561,211,242…152
Nợ 133 (1;2)
Có 111,112,331
Công ty C,
+Ngày 4/2/2019 Công ty C phải ghi
Nợ 131
Có 5111
Có 33311
Và ghi nhận giá vốn
Nợ 632
Có 155,1561
+Ngày 5/3/2019 Công ty C xuất hóa đơn cho Công ty A về bán hàng cho Công ty A , vì ngày 5/3/2019 Công ty A mới trả tiền. Lúc này Công ty C xuất hóa đơn và không ghi nhận gì cả. Vì lúc ngày 4/2/2019 đã ghi nhận rồi. Và Công ty C sẽ bị phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Hóa đơn xuất ngày 5/3/2019 là ko kê khai thuế tại tháng 3/2019 mà dùng để kê khai thuế tháng 2/2019.
Nợ 111,1121
Có 131
Tình huống 7
Công ty tạm ứng cho Mr A là 10.000.000 mua hàng hóa vào ngày 1/1/2019 bằng tiền mặt.
Ngày 5/1/2019 Mr A hoàn ứng mua hàng hóa A
– A có hóa đơn GTGT 10*700.000 chưa Vat và VAT là 10% (700.000)
– A ko có hóa đơn GTGT mà có hóa đơn lẻ: 1.*700.000
Và phần tiền còn lại đã thu hồi lại là 10.000.000-8.400.000=1.600.000
Trả lời:
Ngày 1/1/2019 Công ty A ghi
Nợ 141: 10 triệu
Có 1111: 10 triệu
Ngày 5/1/2019
Nợ 1561: 7.700.000
Nơ 1331: 700.000
Có 141: 8.400.000
Đồng thời lập phiếu thu thu lại tiền 1.600.000 còn dư
Nợ 1111: 1.600.000
Có 141: 1.600.000
Tình huống 8
Tháng 12/ 2019 Công ty A có 1 vụ kiện. Là khách hàng B đã kiện Công ty A giao hàng ko đúng thời hạn làm Công ty B mất khách hàng và vụ kiện này là Công ty A chắc chắn 100% là Công ty A sẽ thua (Vì trong hợp đồng đã quy định rõ điều này nếu giao hạn ko đúng hạn làm ảnh hưởng bên mua thì Công ty A có trách nhiệm bồi thường). Trị giá vụ kiện bồi thường là 1 tỷ đồng. sang tháng 2/2020 Công ty A đã bồi thường 1 tỷ cho khách hàng B bằng tiền gửi ngân hàng VCB.
Trả lời:
Công ty A ghi
Cuối tháng 12/2019 Công ty phải trích trước 1 khoản chi phí vụ kiện vì chắc chắc xảy ra năm 2020
Nợ 6428: 1 tỷ
Có 352 (dự phòng phải trả): 1 tỷ
Sang tháng 2/2020 khi trả tiền cho khách hàng B, Công ty A ghi
Nợ 352 Có1121: 1 tỷ
Khách hàng B (Công ty B) ghi
+Tại tháng 12/2029 Công ty B không ghi
+Tại tháng 2/2020 Công ty B ghi
Nợ 1121: 1tỷ
Có 711:1 tỷ
Tình huống 9
Công ty A có cho Công ty B vay tiền là 1 tỷ đồng trong 1 năm. Với lãi suất là 1% tháng. Hợp đồng quy định tiền lãi được thanh toán vào ngày 5 của tháng sau, Nhưng tiền lãi vay phải tính vào cuối mỗi tháng.
Trả lời:
Công ty A ghi
+Cuối mỗi tháng Công ty A ghi. (Công ty A phải xuất hóa đơn cho Công ty B và dòng thuế không ghi gạch chéo)
Nợ 1388: 1 tỷ*1%
Có 515: 1 tỷ*1%
Và ngày 5 tháng sau Công ty A ghi
Nợ 111,1121: 1 tỷ*1%
Có 1388: 1 tỷ*1%
Công ty B ghi
Cuối mỗi tháng Công ty B ghi
Nợ 635: 1 tỷ*1%
Có 3388: 1 tỷ*1%
Và ngày 5 tháng sau Công ty B ghi
Nợ 3388: 1 tỷ*1%
Có 111,1121: 1 tỷ*1%
Tình huống 10
Tiền thưởng năm 2019 được trả vào tháng 1/2020 của Công ty A bằng tiền mặt là 100 triệu.
Trả lời:
Ngày 31/12/2019, Công ty A ghi nợ chi phí tiền thưởng: Nợ 6421;6411;6271;622 Có 3341: 100.
Sang thang 1/2020 Công ty A khi đã trả tiền thưởng: Nợ 3341 Có 1111: 100.
Tình huống 11
Ngày 28/12/2019 Công ty A có mua hàng Công ty B và đã có hóa đơn trị giá là 20 triệu chưa trả tiền và VAT là 10%. Sang ngày 5/1/2020 thì hàng về đến Công ty A. Công ty mua hàng của Công ty B về bán lại.
Trả lời:
Công ty A
Ngày 28/12/2019 Công ty A ghi
Nợ 151: 20
Nợ 1331: 2
Có 331: 22
Ngày 5/1/2020, Công ty A ghi
Nợ 1561: 20
Có 151: 20
Công ty B Ghi
Ngày 28/12/2019,Công ty B ghi
Nợ 131:22
Có 511: 20
Có 33311: 2
Đồng thời ghi nhận giá vốn
Nợ 632: Số lượng *Đơn giá xuất kho
Có 155,1561: Số lượng*Đơn giá xuất kho
Tình huống 12
Công ty A nhận được thông báo chia cổ tức từ Công ty B vào ngày 5/1/2019 là 30 triệu. Sang ngày 5/3/2019 Công ty A nhận được cổ tức từ tiền gửi ngân hàng Vietcombank.
Trả lời:
Công ty A ghi
Ngày 5/1/2019 Công ty A ghi nhận cổ tức phải thu Công ty B
Nợ 1388: 30
Có 515: 30
Ngày 5/3/2019 Công ty A nhận tiền cổ tức và ghi
Nợ 1121: 30
Có 1388: 30
Công ty B ghi
Ngày 5/1/2019 Công ty B ghi nơ 4212 Có 3388: 30
Ngày 5/3/3019 Công ty B ghi nợ 3388 Có 1121: 20
Tình huống 13
Ngày 5/1/2019; 6/1/2019; 7/1/2019 mỗi ngày Công ty A nhận được hàng từ Công ty B là mặt hàng ABC (Công ty A mua mặt hàng ABC về bán lại)
Nhưng đến cuối tháng 1/2019, Công ty B mới xuất hóa đơn GTGT cho các ngày 5/1/2019;6/1/2019;7/1/2019
Trả lời:
Ngày 5/1;6/1;7/1/2019
+Bên bán: Ngày 5/1;6/1;7/1/2019 đều ghi nhận nghiệp vụ doanh thu và giá vốn theo từng ngày
Nợ 131
Có 511
(Hoặc có thể thêm Có 33311 tại thời điểm này cũng được, Vì do cuối tháng xuất hóa đơn nên tôi không ghi có 33311 tại đây mà để cuối tháng ghi)
Nợ 632
Có 155,1561
+Bên mua: Ngày 5/1;6/1;7/1/2019 đều ghi nhận nghiệp vụ mua hàng Nợ 1561 Có 331.
(Hoặc có thể thêm Nợ 1388 (thuế GTGT chưa được khấu trừ ) tại thời điểm này cũng được, Vì do cuối tháng nhận hóa đơn nên không ghi Nợ 1388 tại đây mà để cuối tháng ghi)
Cuối tháng 1/2019
+Bên bán: xuất hóa đơn và bên bán ghi tất cả phần thuế GTGT của ngày 5/1;6/1;7/2019
Nợ 131
Có 33311
+Bên mua: nhận hóa đơn và thì ghi phần thuế GTGT được khấu trừ
Nợ 1331
Có 331
Xem thêm:
Nợ phải trả là gì? Điều kiện ghi nhận nợ phải trả thế nào?
Chi phí là gì? Điều kiện ghi nhận chi phí trong đơn vị kế toán?
Thu nhập là gì? Điều kiện ghi nhận thu nhập trong đơn vị kế toán?
