Khi phát hiện sai sót trong việc ghi sổ kế toán thì phải được sửa chữa đảm bảo nguyên tắc cơ bản và không được làm mất số sai. Việc sửa sổ kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp chữa sổ kế toán được liệt kê trong bài viết dưới sau.
Các loại sổ kế toán
Nhận biết được từng loại sổ kế toán giúp cho người làm công tác kế toán nắm vững được cách ghi chép và tác dụng từng loại sổ kế toán. Căn cứ theo nội dung ghi chép, sổ kế toán được phân thành ba loại là sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, sổ kế toán kết hợp giữa tổng hợp và chi tiết.
Những loại sổ thuộc loại sổ kế toán tổng hợp thường có các sổ kế toán như:
- Sổ Cái.
- Sổ Nhật ký chung.
- Số đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Một số nhật ký chứng từ…
Sổ kế toán chi tiết là loại sổ kế toán mở cho từng đối tượng kế toán chi tiết. Thuộc loại sổ kế toán chi tiết thường của các số kế toán như:
- Sổ chi tiết tài sản: sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết hàng hóa, …
- Sổ chi tiết thanh toán: sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, với người bán,…
- Sổ chi tiết chi phí: sổ chi tiết chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng,…
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
Sổ kế toán kết hợp giữa tổng hợp và chi tiết có các số kế toán như một số sổ Cái tài khoản, một số Nhật ký chứng từ,…
Các phương pháp chữa sổ kế toán
Khi phát hiện sai sót trên sổ kế toán thì phải thực hiện ngay việc chữa sổ theo đúng quy tắc, phương pháp sửa sổ. Nguyên tắc chữa sổ kế toán là không được làm mất đi số đã ghi sai.
Tùy theo từng trường hợp sai sót trên sổ, kế toán sử dụng phương pháp chữa sổ phù hợp. Thông thường có 3 phương pháp sửa sổ kế toán là:
- Phương pháp cải chính.
- Phương pháp ghi bổ sung.
- Phương pháp ghi số âm.
Phương pháp cải chính
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp: sai sót trong diễn giải hoặc số liệu ghi sai nhưng không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng, không sai quan hệ đối ứng tài khoản. Tức là việc ghi sai này được phát hiện trước khi cộng sổ kế toán.
Theo phương pháp này, kế toán chữa số bằng cách: dùng mực đỏ gạch ngang chỗ đã ghi sai, sau đó ghi lại số đúng bằng mực thường lên phía trên. Sau đó người chữa sổ và kế toán trưởng ký xác nhận.
Phương pháp này chỉ nên áp dụng trong kế toán thủ công.
Phương pháp ghi bổ sung
Phương pháp ghi bổ sung thường áp dụng trong các trường hợp:
- Ghi sót nghiệp vụ phát hiện trước khi hoặc sau khi cộng sổ kế toán.
- Số tiền đã ghi nhỏ hơn số tiền thực tế phải ghi, không sai quan hệ đối ứng tài khoản, phát hiện sau khi cộng sổ.
Cách sửa sổ:
- Nếu ghi sót nghiệp vụ: thì ghi bổ sung nghiệp vụ đã bị bỏ sót vào dòng tiếp theo của trang sổ trong trường hợp phát hiện trước khi cộng sổ. Hoặc ghi vào dòng tiếp theo của dòng cộng trong trường hợp phát hiện sau khi cộng sổ, sau đó cộng lại sổ.
- Nếu ghi thiếu số tiền thì ghi bổ sung số tiền đã ghi thiếu (chênh lệch giữa số phải ghi với số đã ghi) vào dòng tiếp theo của dòng cộng, theo quan hệ đối ứng tài khoản đúng. Sau đó cộng và khóa lại sổ kế toán.
Phương pháp ghi số âm
Phương pháp ghi số âm thường được áp dụng trong các trường hợp như:
- Số đã ghi sai lớn hơn số đúng phải ghi nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản và phát hiện được sau khi cộng sổ.
- Ghi trùng số tiền nhiều lần.
- Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.
Cách chữa sổ theo phương pháp ghi số âm:
Trường hợp số đã ghi sai lớn hơn số đúng phải ghi
Trường hợp này chữa bằng cách là ghi số tiền đã ghi thừa ở dòng tiếp theo của dòng cộng. Số đã ghi thừa là chênh lệch giữa số đã ghi với số phải ghi. Ghi bằng mực đỏ hoặc bằng mực thường với số tiền để trong khung chữ nhật hoặc dấu ngoặc đơn để triệt tiêu số đã ghi thừa. Sau đó khóa lại sổ kế toán.
Trường hợp ghi trùng số tiền nhiều lần
Trường hợp này chữa bằng cách ghi lại nghiệp vụ đã ghi trùng ở dòng tiếp theo của trang sổ hoặc sau dòng cộng. Ghi bằng mực đỏ hoặc bằng mực thường, có đóng khung chữ nhật hoặc dấu ngoặc đơn để triệt tiêu số đã ghi trùng.
Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản
Trường hợp này chữa bằng cách ghi lại nghiệp vụ theo quan hệ đối ứng tài khoản đã ghi sai ở dòng tiếp theo của trang sổ hoặc sau dòng cộng. Ghi bằng mực đó hoặc bằng mực thường, có đóng khung chữ nhật hoặc dấu ngoặc đơn để triệt tiêu quan hệ đối ứng đã ghi sai. Sau đó dùng mực thường ghi lại nghiệp vụ theo quan hệ đối ứng tài khoản đúng.
Xem thêm:
Chi phí là gì? Điều kiện ghi nhận chi phí trong đơn vị kế toán?
Thu nhập là gì? Điều kiện ghi nhận thu nhập trong đơn vị kế toán?
