Làm việc quá nhiều với con số và tài liệu, chứng từ đôi khi khiến các kế toán viên mất nhiều thời gian xử lí, thậm chí có thể gây ra sai sót. Với việc sử dụng các phần mềm, đặc biệt là phần mềm Excel đã giúp công tác kế toán diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, có một số thủ thuật trên Excel mà kế toán viên nên biết để tiết kiệm thời gian thao tác cũng như nâng cao hiệu quả công việc.
1. Chọn toàn bộ vùng dữ liệu
Có 2 cách để mọi người có thể lựa chọn:
– Cách 1: Nhấn phím tắt Ctrl + A
– Cách 2: Nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính như hình ở dưới.
2. Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
Mục đích: Mở cùng lúc nhiều bảng tính để giải quyết một thể và tiện đối chiếu.
Cách thực hiện:
– Bước 1: Chọn tất cả các tệp tin muốn mở
– Bước 2: Nhấn phím Enter
3. Di chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau
Cách thực hiện: Sử dụng phím tắt Ctrl + Tab
4. Thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới
Để thêm x dòng hoặc x cột, bạn làm theo bước sau:
– Bước 1: Kéo và chọn x dòng (hoặc x cột)
– Bước 2: Nhấn chuột phải và chọn Insert từ menu thả xuống
5. Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng
– Bước 1: Chọn cột dữ liệu cần sao chép
– Bước 2: Đặt con trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn cho tới khi nó chuyển sang biểu tượng mũi tên như hình bên dưới
– Bước 3: Kéo dữ liệu sang cột khác
Chú ý: Nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển.
6. Xóa ô dữ liệu trống
– Bước 1: Chọn cột muốn lọc
– Bước 2: Vào Data -> Filter
– Bước 3: Một trình đơn sổ ra, chọn Select All và chọn Blank. Tất cả các ô trống sẽ được hiển thị
– Bước 4: Nhấn Delete để xóa các ô trống
7. Tìm kiếm khi không nhớ rõ thông tin
– Với trường hợp tìm kiếm mà mà bạn không nhớ chính xác một chữ trong chuỗi dữ liệu, sử dụng dấu ? để thay thế kí tự không nhớ.
Ví dụ: Bạn cần tìm ô có nội dung loan.vn nhưng không nhớ rõ đó là loan.vn hay load.vn thì bạn có thể viết như sau để tìm kiếm: loa?.vn
– Với trường hợp tìm kiếm mà bạn không nhớ một cụm từ, bạn có thể sử dụng dấu * để thay thế cụm từ không nhớ.
Ví dụ: Bạn không nhớ là loan.com hay loan.vn thì bạn có thể tìm kiếm với câu lệnh như sau: loan.*
>> Những hàm excel phổ biến nhất trong kế toán hiện nay
8. Chọn giá trị duy nhất trong một cột
– Bước 1: Vào Data -> Advanced
– Bước 2: Một cửa sổ hiện ra, đánh dấu vào ô “Copy to another location”
– Bước 3: Chọn cột chứa dữ liệu muốn chọn
– Bước 4: Chọn ô “Unique records only” -> Nhấn OK
9. Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột
– Bước 1: Chọn khối dữ liệu muốn chuyển
– Bước 2: Vào Home -> Paste -> Transpose
10. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường
Sử dụng các hàm dưới đây để thay đổi kí tự viết hoa và viết thường:
- Upper: Viết hoa tất cả
- Lower: Viết thường tất cả
- Proper: Chỉ viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi
Trong thực tế, còn rất nhiêu thủ thuật khác mà kế toán viên có thể áp dụng khi sử dụng phần mềm Excel. Tuy nhiên, bạn có thể luyện tập 10 thủ thuật trên trước tiên, chắc chắn nó sẽ giúp ích được bạn trong quá trình làm nghiệp vụ kế toán.
>> Bật mí 10 phím tắt phổ biến nhất trong excel cho dân kế toán
