Tiêu hủy tài liệu kế toán sau khi hết thời gian lưu trữ như thế nào thì phù hợp với pháp luật? Đây có lẽ là câu hỏi nhận được khá nhiều sự quan tâm. Hãy cùng bài viết sau giải đáp nhé!
Tài liệu kế toán chỉ được tiêu hủy khi nào?
Luật Kế toán 2015 đã có quy định cụ thể về việc tiêu hủy tài liệu kế toán. Theo đó, những giấy tờ này sẽ được tiêu hủy sau khi hết thời hạn lưu trữ mà Nhà nước đã quy định. Nhưng chỉ trong trường hợp không có sự chỉ định đặc biệt nào từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Như vậy, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán ở đây là bao lâu?
- Đối với tài liệu dùng cho việc quản lý, điều hành: lưu trữ ít nhất 5 năm
- Đối với tài liệu được sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính: ít nhất 10 năm.
- Tài liệu mang tính lịch sử cao, có ý nghĩa quan trọng: lưu trữ vĩnh viễn.
Lưu ý: Tài liệu kế toán chỉ được tiêu hủy khi có quyết định của người đại diện của đơn vị kế toán.
Hình thức và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán
Cơ quan nào lưu trữ tài liệu thì sẽ thực hiện tiêu hủy những tài liệu của cơ quan đó. Ngoài ra, các cơ quan cũng có nhiều phương thức tiêu hủy khác nhau, tùy vào điều kiện cụ thể. Chẳng hạn như đốt, cắt, xé nhỏ… Đặc biệt, sau khi tiêu hủy, các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tài liệu đã được tiêu hủy hết. Đồng thời, sẽ không thể sử dụng những thông tin đó nữa.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán được quy định cụ thể tại Nghị định số 174/2016/NĐ-CP. Cụ thể như sau:
-Thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ”. Trong đó:
- Người thành lập là người đại diện hợp pháp của đơn vị kế toán
- Thành phần tham dự bao gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng, đại diện bộ phận lưu trữ, các bộ phận khác…
-Tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán
-Lập danh mục các tài liệu nào sẽ được tiêu hủy, cái nào sẽ giữ lại.
-Ngay sau khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải lập biên bản tiêu hủy tài liệu khi hết thời gian lưu trữ. Biên bản cần thể hiện được những nội dung:
- Loại tài liệu
- Thời gian lưu trữ của mỗi loại
- Hình thức tiêu hủy
- Kết luận và chữ ký, đóng dấu.
Hình thức xử phạt đối với những trường hợp tiêu hủy không đúng theo quy định Pháp luật
Phạt hành chính
Hình thức xử phạt hành chính đối với hành vi tiêu hủy tài liệu trái pháp luật được quy định tại nghị định 41/2018/NĐ-CP. Cụ thể, đối với các trường hợp sau:
- Hủy bỏ tài liệu chưa hết thời gian lưu trữ
- Khi thực hiện tiêu hủy, không làm đúng trình tự, thủ tục. Cụ thể, không thành lập hội đồng tiêu hủy, phương pháp tiêu hủy hay không có biên bản tiêu hủy.
Những trường hợp trên sẽ chịu mức phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.
Phạt hình sự
Những hành vi tiêu hủy tài liệu kế toán nhưng gây ra hậu quả nghiêm trọng, bị phạt hình sự. Điều này được hướng dẫn tại Bộ luật hình sự 2015. Cụ thể:
- Đối với người lạm dụng chức quyền, gây ra hành vi thiệt hại, đã bị xử phạt hành chính nhưng vẫn vi phạm: phạt từ 1 đến 5 năm tù hoặc cải tạo không giam giữ đến 3 năm.
- Đối với trường hợp vụ lợi, sử dụng thủ đoạn tinh vi, gây thiệt hại từ 300 triệu đến 1 tỷ đồng: tù 3 đến 12 năm.
- Đối với trường hợp gây thiệt hại trên 1 tỷ đồng: phạt tù từ 10 đến 20 năm.
- Đặc biệt, người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ từ 1 đến 5 năm. Tệ hơn, bị tịch thu một hoặc toàn bộ tài sản.
Trên đây là một số chia sẻ về quy định của Pháp luật đối với việc tiêu hủy tài liệu kế toán. Đây là những thông tin khá bổ ích mà mỗi doanh nghiệp đều nắm được. Qua đó, thực hiện tiêu hủy theo đúng trình tự, quy định, tránh bị phạt.
Xem thêm
Vi phạm kế toán và một số mức xử phạt đối với kế toán viên
Tài liệu kế toán cần phải lưu trữ thế nào cho đúng và hợp pháp?
Những quy định cần nhớ về các đơn vị tiền tệ trong ngành kế toán
