Tài khoản 111 dùng để theo dõi tiền mặt. Bên cạnh việc theo dõi trên sổ cái, kế toán còn theo dõi độc lập khoản tiền mặt trên một số quỹ. Đối với các doanh nghiệp có số vốn ít, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể xảy ra tình trạng âm quỹ tại một thời điểm hoặc âm số cuối kỳ trên sổ sách. Bài viết dưới đây, Ketoan.vn sẽ hướng dẫn bạn tuyệt chiêu xử lý âm quỹ tiền mặt khi lập cáo cáo tài chính.
1. Quỹ tiền mặt bị âm
Quỹ tiền mặt bị âm khi tổng số tiền mặt chi ra trên sổ sách lớn hơn tổng số tiền mặt thu vào trên sổ sách.
Khi lập báo cáo tài chính, điều này là phi thực tế bởi vì không có tiền thì không thể có chi tiền.
Việc nộp báo cáo tài chính có số dư quỹ tiền mặt bị âm sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận. Chính vì thế, kế toán của doanh nghiệp cần phải đưa ra giải pháp để xử lý quỹ tiền mặt bị âm.
2. Nguyên dân dẫn đến quỹ tiền mặt bị âm
Có rất nhiều nguyên dân làm cho quỹ tiền mặt bị âm. Ketoan.vn đã tổng hợp và phân thành các nguyên nhân sau:
- Nguyên nhân 1: Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền hoặc ghi khống nghiệp vụ chi tiền, khiến cho số chi tiền nhiều hơn số thu tiền. Việc ghi thiếu nghiệp vụ thu tiền sẽ làm giảm số tiền đáng lẽ phải thu được tại doanh nghiệp. Tương tự, nếu làm phiếu chi khống giá trị của nghiệp vụ kinh tế sẽ làm tăng số chi tiền của doanh nghiệp.
- Nguyên nhân 2: Hạch toán sai thời điểm thu chi. Điều này sẽ làm cho quỹ tiền mặt âm tại một số thời điểm nhất định trong kỳ kế toán.
- Nguyên nhân 3: Sử dụng các phương pháp kế toán thu, chi ngoại tệ không nhất quán.
- Nguyên nhân 4: Các lỗi sai do ghi chép sổ sách, chứng từ, hạch toán và phân công. Việc nhầm lẫn số tiền thu, chi khi hạch toán trên sổ sách so với số tiền thực tế cũng là một nguyên nhân khiến quỹ tiền mặt bị âm. Trong quá trình hạch toán, chứng từ thu, chi tiền mặt bị thiếu hoặc thất lạc có thể dẫn đến việc hạch toán không chính xác. Ở doanh nghiệp không có sự soát xét số liệu thường xuyên giữa kế toán và thủ quỹ cũng là một nguyên nhân dẫn đến tình trạng này.
3. Giải pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả nhất
3.1. Cách 1: Hạch toán các khoản mua hàng hóa, dịch vụ vào tài khoản phải trả người bán
Sử dụng cách này sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được khoản chi tiền, cân đối được quỹ âm tiền mặt.
Bút toán hạch toán như sau:
Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157…
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả người bán
Đến khi doanh nghiệp có tiền, hạch toán lại bút toán
Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 111, 112…
Để có thể sử dụng phương pháp này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ công nợ hợp lý. Một điều phải lưu ý đó là thời hạn trả nợ thực tế và thười hạn ghi trên hợp đồng để tránh việc phát sinh chi phí lãi do trả chậm.
3.2. Cách 2: Làm hợp đồng vay mượn cá nhân, lãi suất 0%
Đây là một biện pháp khá an toàn và đã được sử dụng trong thực tế. Bạn có thể làm hợp đồng vay mượn đối với cá nhân là giám đốc, người trong hoặc ngoài công ty.
Ưu điểm của cách làm này đó là:
- Doanh nghiệp không phát sinh chi phí tài chính
- Làm tăng thu tiền trong doanh nghiệp
Bút toán hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 341 – Vay tài chính
3.3. Cách 3: Tạo nghiệp vụ kinh tế khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt
Việc làm này sẽ khiến cho quỹ tiền mặt của doanh nghiệp tăng lên và giảm âm quỹ tiền mặt. Để thực hiện, bạn cần phải chuẩn bị chứng từ tạm ứng, thanh toán công nợ cẩn thân và đầy đủ tránh trường hợp bỏ quên.
Bút toán hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
3.4. Cách 4: Tăng vốn điều lệ cho doanh nghiệp
Sử dụng cách này sẽ làm cho thu tiền mặt tại doanh nghiệp tăng lên. Một điểm phải lưu ý đó là, nếu cá nhân góp vốn thì có thể góp bằng tiền mặt, còn nếu doanh nghiệp góp vốn thì phải góp thông qua chuyển khoản ngân hàng. Lưu ý, kế toán cần hợp thức hóa chứng từ liên quan.
Để có thể sử dụng biên pháp này cần phải có thười gian và đòi hỏi kế toán có kinh nghiệm cao.
3.5. Cách 5: Chuyển một số nghiệp vụ chi tiền mặt sang kỳ sau
Đối với các khoản chi nội bộ trong doanh nghiệp, nếu chưa cần thanh toán ngay, không cần hóa đơn GTGT thì có thể chuyển sang kỳ sau. Cách này sẽ làm giảm lượng chi tiền.
Ví dụ như các khoản chi cho nhân viên, các khoản tạm ứng.
Xem thêm các bài viết tại
Hạch toán tài khoản 111 – Tiền mặt theo Thông tư 200
5 cách giải quyết nhanh, gọn quỹ tiền mặt bị âm
Quỹ tiền mặt bị âm và cách xử lý nhanh cho kế toán viên
