Nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp xuất nhập khẩu thì cần lưu ý đến các chứng từ xuất nhập khẩu. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ không chỉ để hoàn thành việc xuất khẩu mà còn để thuận tiện cho công tác kế toán và quyết toán thuế sau này.
Vậy, một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm những chứng từ nào? Những chứng từ nào bắt buộc phải có? Bài viết dưới đây, Ketoan.vn sẽ cung cấp cho bạn.
1. Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc
Trước tiên, bạn cần lưu ý, bộ chứng từ xuất nhập khẩu phải là hồ sơ hải quan. Thông thường, hồ sơ hải quan sẽ bao gồm tờ khai hải quan và một số chứng từ xuất, nhập khẩu khác như: hợp đồng, commercial invoice, phiếu đóng gói…
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Hợp đồng là văn bản thỏa thuận giữa người bán (Seller) và người mua (Buyer), trong đó quy định: thông tin các bên liên quan, thông tin về hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán…
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): đây là chứng từ do người xuất khẩu phát hành. Trên đó ghi đầy đủ thông tin về số tiền mà người mua cần phải thanh toán (có thể coi đây là chứng từ thanh toán): đơn giá, số tiền, phương thức thanh toán, thông tin về ngân hàng…
- Phiếu đóng gói (Packing list): đây là chứng từ mô tả các thức đóng gói của lô hàng. Qua thông tin từ chứng từ, chúng ta có thể biết được số kiện của lô hàng, trọng lượng, dung tích…
- Vận đơn (Bill of lading): đây là chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận chuyển (có thể là tàu hoặc máy bay). Đặc biệt đối với vận tải bằng đường biển, vận đơn còn có chức năng sở hữu đối với hàng hóa ghi trên đó.
- Tờ khai hải quan (Customs Declaration): đây là chứng từ kê khai với cơ quan hải quan về lô hàng xuất nhập khẩu để hàng đủ điều kiện xuất khẩu hay nhập khẩu vào một quốc gia.
2. Chứng từ xuất nhập khẩu thường có
Tùy theo những trường hợp cụ thể, các chứng từ dưới đây có thể có, có thể không:
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): đây là chứng từ xác nhận về thông tin lô hàng và số tiền cần thanh toán.
- Tín dụng thư (L/C): đây là thư được ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, theo đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định khi trình được bộ chứng từ hợp lệ.
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): gồm đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Việc mua bảo hiểm do người bán hoặc người mua đảm nhiệm căn cứ theo điều kiện cơ sở giao hàng. Trên thực tế, để tiết kiệm chi phí, chủ hàng thường không mua bảo hiểm.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): chứng từ này cho biết nguồn gốc của hàng hóa, hàng hóa này được sản xuất ở quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nào. Điều này khá quan trọng đối với chủ hàng trong một số trường hợp, có thể giúp họ được hưởng ưu đãi về thuế suất hoặc giảm thuế.
- Chứng thư kiểm dịch: đây là chứng nhận được cấp bởi cơ quan kiểm dịch (thường là thực vật hoặc động vật). Mục đích của việc này là để ngăn sự lây lan dịch bệnh khi hàng hóa di chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác.
3. Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác
Ngoài các chứng từ trên, một số bộ chứng từ xuất nhập khẩu còn xuất hiên một số chứng từ sau:
- Giấy chứng nhận chất lượng
- Giấy chứng nhận kiểm định
- Giấy chứng nhận vệ sinh
- Chứng thư hun trùng
Có thể thấy, chứng từ xuất nhập khẩu khá đa dạng và có sự khác nhau đối với từng trường hợp cụ thể. Bài viết này đã cung cấp cho bạn những chứng từ phổ biến thường được bắt gặp trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Xem thêm các bài viết khác tại
Những điểm mới của Incoterms 2020 doanh nghiệp cần lưu ý
Miễn thuế xuất nhập khẩu theo Nghị định số 134 dành cho đối tượng nào?
Thuế xuất nhập khẩu: Giá trị, thời điểm và cách tính Thuế
