Quy trình bàn giao sổ sách kế toán nội bộ sao cho đầy đủ và chính xác luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty sản xuất. Do đó, cùng bài viết sau đây tìm hiểu về quy trình này nhé!
Đầu tiên, bàn giao hồ sơ thuế từ các năm trước
Báo cáo thuế các năm
- Báo cáo tài chính của các năm
- Hồ sơ quyết toán thuế TNDN và TNCN qua các năm.
Lưu ý: Đối với hồ sơ thuế được nộp qua mạng, công ty nên in ra thành 2 bản. Trong đó, một bản dùng để lưu trữ và bản còn lại dùng để gửi cán bộ thuế. Sau đó, in giấy xác nhận rằng bạn đã nộp hồ sơ thành công qua Internet.
Các chứng từ thu – chi
Các chứng từ gốc hàng quý, hàng tháng cần được sắp xếp ngăn nắp và theo thứ tự của bảng kê khai thuế đầu vào và đầu ra ( bản đã nộp cho cơ quan thuế). Các chứng từ bao gồm:
- Chứng từ gốc là những hóa đơn đầu vào và đầu ra được đính kèm với tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý đã nộp cho cơ quan thuế. Chứng từ gốc được đóng thành quyển, mỗi quyển tương đương với một tháng hoặc một quý.
- Các chứng từ phụ đi kèm theo phải đầy đủ như phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi…
- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý là thông tin bắt buộc
- Các báo cáo: về tình hình xuất hóa đơn, thuế TNDN tạm tính hàng tháng/quý, thuế TNCN tạm tính hàng tháng/quý.
- Chứng từ ngân hàng
Hợp đồng kinh tế và lao động
- Hợp đồng kinh tế cùng các loại hồ sơ đi kèm với hợp đồng nên được bàn giao theo từng nhà cung cấp và theo từng khách hàng. Và đặc biệt, phải theo thứ tự thời gian của năm.
- Hợp đồng lao động đi kèm với hồ sơ lương, bảng lương phải có chữ ký đầy đủ. Đồng thời là các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương và các văn bản khác có liên quan đến tiền lương của nhân công.
Bàn giao các loại sổ sách
Sổ sách cần được bàn giao một cách đầy đủ và chi tiết. Trong đó bao gồm:
- Sổ nhật ký chung, nhật ký mua/bán hàng, nhật ký thu – chi.
- Sổ ghi công nợ, khoản phải thu, phải trả cho tất cả khách hàng và nhà cung cấp.
- Sổ ghi chép quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng hay giảm của tài sản cố định, công cụ dụng cụ.
- Sổ khấu hao tài sản cố định và khấu hao công cụ dụng cụ.
- Bảng tổng hợp hàng tồn kho, chi phí sản xuất kinh doanh.
Lưu ý: Sổ sách cần phải được in rõ ràng, đóng thành quyển khi bàn giao
Sổ sách đem đi bàn giao cần được đóng dấu và chữ ký đầy đủ.
Bàn giao sổ sách nội bộ
Sổ quỹ tiền mặt
- Các số liệu cũ cần được kê khai một cách đầy đủ, rõ ràng bởi kế toán cũ cho đến thời điểm bàn giao hiện tại.
- Đối với các loại chứng từ, kế toán cũ cần đóng theo tháng hoặc theo quý và ghi số thứ tự.
Quỹ ngân hàng
- Số liệu đã được bàn giao ở thời điểm hiện tại có khớp với sổ phụ ngân hàng hay không?
- Đối chiếu công nợ phải thu và phải trả
- Bảng tổng hợp công nợ của các nhà cung cấp và đem đi đối chiếu với số liệu chi tiết của từng nhà cung cấp có khớp không? Nếu khớp, sẽ đỡ mất thời gian hơn cho bạn sau này.
- Kế toán cũ phải lưu hồ sơ chứng từ theo từng nhà cung cấp và theo thứ tự thời gian bao gồm: báo giá nhà cung cấp, hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao hàng, công nợ…
Các khoản tạm ứng để mua vật tư
- Kế toán cũ bàn giao lại số liệu bằng bảng tổng hợp công nợ tạm ứng của các nhân viên và đối chiếu với nhân viên xem có khớp không?
- Nếu được, chốt luôn để không phải mất thời gian sau này.
- Hồ sơ chứng từ: lưu theo nhân viên và theo thứ tự thời gian, bao gồm: phiếu tạm ứng tiền từng đợt, hồ sơ hoàn ứng theo từng đợt.
Lương
- Bảng tổng hợp công nợ lương của nhân viên và đối chiếu xem có khớp không?
- Nếu được thì chốt với nhân viên đến thời điểm hiện tại luôn.
Các khoản trợ cấp, thưởng
- Hồ sơ bảo hiểm xã hội
- Bảng thanh toán lương, bảng chấm công, bảng nghiệm thu, bảng tiền thưởng…
Hàng tồn kho đối với công ty sản xuất
- Bảng tổng hợp tất cả vật tư nhập – xuất, công cụ dụng cụ và đối chiếu.
- Bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh và đối chiếu.
Xem thêm
Quy định mới về cách viết hoa trong văn bản hành chính
Quy định về báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước trong đơn vị hành chính, sự nghiệp
5 chính sách có hiệu lực từ tháng 1/2020 kế toán cần nắm rõ
