Quản lý công nợ là một công việc đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ của người thực hiện. Quản lý công nợ tốt sẽ giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp càng phát triển hơn. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho các bạn một quy trình gồm 5 bước để có thể thực hiện việc quản lý công nợ phải thu một cách hiệu quả.
Bước 1: Cập nhật danh mục khách hàng
– Thành lập một bộ phận chuyên về quản lý công nợ, cũng như tạo ra những chính sách rõ ràng. Ví dụ như hợp đồng nêu rõ thời hạn thực hiện việc thanh toán, mức phạt cụ thể nếu như khách hàng vi phạm hợp đồng hay thanh toán muộn.
– Có file theo dõi để cập nhật thông tin khách hàng và tình hình công nợ của khách hàng, cũng như phát sinh nếu có. File theo dõi có thể là file excel hoặc phần mềm kế toán.
Chú ý, file theo dõi này cần được nhân viên kế toán cập nhật thường xuyên và liên tục để đảm bảo thông tin về khách hàng và tình hình công nợ được cập nhật mới nhất.
Bước 2: Ghi nhận và thông báo công nợ
– Thiết lập một quy tình quản lý công nợ phải thu theo chuẩn của doanh nghiệp. Trong đó có nêu rõ: Cá nhân sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng là ai? Quy định rõ thời gian, cách thức nhắc nhở khách hàng.
– Tạo sự liên kết chặt chẽ giữa bộ phận kế toán công nợ và kinh doanh vì bất cứ đơn hàng nào được bán ra từ bộ phận kinh doanh cũng cần được ghi nhận ngay vào doanh thu, các khoản nợ cũng cần được cập nhật ngay để tránh gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Bước 3: Tiến hành thu tiền công nợ
– Gửi hóa đơn đến khách hàng thông qua cách nhanh nhất. Chú ý cần phải thể hiện cụ thể thời gian tối đa khách hàng cần đảm bảo để chi trả công nợ.
Ví dụ: thay vì nói “chi trả trong vòng 30 ngày”, cách nói “hạn chót vào ngày 30/8” sẽ tốt hơn và có sức nặng hơn.
– Trước và sau khi gửi hóa đơn, nhân viên kế toán công nợ cần thông báo cho người có trách nhiệm nhận hóa đơn về việc gửi hóa đơn đến cho họ thông qua gọi điện trực tiếp hoặc các phương pháp gián tiếp khác như email, fax.
Chú ý: Nhân viên kế toán nên gọi điện vào buổi sáng trong khung giờ 10 giờ đến 11 giờ, buổi chiều sẽ là 2 giờ đến 4 giờ. Tuyệt đối nên tránh gọi điện vào cuối ngày vì tâm trạng mệt mỏi có thể khiến khách hàng nổi giận với bạn, dẫn đến công việc không được giải quyết.
Bước 4: Quy trình bù trừ công nợ
– Nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán công nợ nếu chậm theo kỳ hạn yêu cầu bằng cách hẹn một buổi gặp mặt trực tiếp để trao đổi cụ thể, nếu như việc thông báo bằng email và gọi điện không có tác dụng.
– Cần thiết phải có những yêu cầu chặt chẽ để khách hàng không thể phủ nhận trách nhiệm và chậm trễ trong việc hoàn thành công nợ.
Bước 5: Duy trì, xem xét và rút kinh nghiệm
– Tất cả các cuộc gọi, email nên được lưu trữ lại để phục vụ cho việc theo dõi, kiểm tra khi cần.
– Ghi chú lại các vướng mắc trong quá trình thu nợ của khách hàng để có biện pháp xử lí.
– Xem xét lại quy trình thu hồi nợ sau một thời gian để có những biện pháp cải tiến nhằm mang đến một quy trình tốt nhất.
Trên đây là những bước cơ bản nhất để thực hiện việc quản lý công nợ phải thu của khách hàng cho doanh nghiệp. Thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có sự điều chỉnh nhất định để quy trình này trở nên hiệu quả và tối ưu hơn.
