Hồ sơ quyết toán thuế là một trong những tài liệu bắt buộc mà một doanh nghiệp phải chuẩn bị để khai báo và quyết toán thuế định kỳ. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp lại theo cách rõ ràng nhất về những giấy tờ cần có để các kế toán có thể dễ dàng chuẩn bị đầy đủ.
Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra
– Hóa đơn đầu vào và đầu ra phải khớp với bảng kê số lượng hàng hóa mua vào hay bán ra của doanh nghiệp. Đồng thời để dễ dàng trong việc theo dõi thì hóa đơn nên được kẹp ngay sau tờ khai của thuế GTGT.
– Hóa đơn cần có đầy đủ một số thông tin như sau: ngày, tháng, ký hiệu hóa đơn, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, số tiền bằng số và bằng chữ. Lưu ý trên hóa đơn không nên viết tắt để tránh gây hiểu nhầm.
– Hóa đơn phải phản ánh đúng thuế suất phù hợp với mặt hàng trên đó.
– Hóa đơn không được bị ướt, bị rách hay bị tẩy xóa, viết chồng lên nhau…
Biên bản kiểm kê quỹ cuối năm
– Số tiền trên biên bản kiểm kê quỹ phải trùng khớp với số dư trên sổ quỹ và bảng cân đối kế toán.
– Số tiền cuối năm có bị âm hay không bị âm?
– Các phiếu thu và chi, chứng từ đi kèm phiếu thu và chi.
– Số dư tiền mặt trên sổ quỹ tại thời điểm hiện tại, số dư các tài khoản ngân hàng, các khoản tiền gửi có kỳ hạn, lãi suất tiền gửi.
Các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán
– Đối chiếu công nợ cuối năm, công nợ có trích lập dự phòng và hồ sơ chứng minh
– Điều khoản thanh toán với nhà cung cấp được quy định trên hợp đồng so với thời gian thực tế trả để khấu trừ thuế GTGT trong những trường hợp trả chậm hay trả góp.
Các khoản tạm ứng
– Biên bản xác nhận việc tạm ứng cuối năm của các nhân viên.
Hàng tồn kho
– Biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm phải khớp với số liệu trên bảng tổng hợp.
– Bộ phiếu nhập, xuất kho có đầy đủ chữ ký và đóng dấu.
– Tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định
– Hóa đơn đầu vào, hóa đơn các chi phí lắp đặt chạy thử, hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao và nghiệm thu bàn giao tài sản cố định.
– Bảng trích khấu hao TSCĐ phải khớp với bảng cân đối phát sinh về nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại.
Thuế
– Giấy nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu vào ngân sách nhà nước.
– Các tờ khai thuế GTGT, Thu nhập doanh nghiệp, Thu nhập cá nhân… đầy đủ theo trình tự thời gian.
Khoản vay
– Các khoản vay phải đầy đủ hợp đồng và đủ giấy nhận nợ. Số dư tài khoản tiền vay phải khớp với các khế ước hay hợp đồng tín dụng.
– Các khoản lãi vay phải được trích trước chi phí lãi vay vào chi phí trong kỳ.
Chi phí trả trước
– Hóa đơn, chứng từ chi phí trả trước
– Bảng phân bổ chi phí và bảng cân đối phát sinh khớp nhau về giá trị còn lại.
Lương và các khoản trích theo lương
– Hợp đồng lao động, bảng lương, bảng công cùng các giấy tờ đi kèm như chứng minh nhân dân, sơ yếu lý lịch…
– Các khoản tiền thưởng cho người lao động được thể hiện đầy đủ trong hợp đồng lao động.
– Bảng quyết toán thuế thu nhập cá nhân và tổng lương trên bảng thanh toán của từng cá nhân phải khớp nhau.
Lưu ý: các khoản phụ cấp theo lương không có trong văn bản thì sẽ bị loại trừ không tính vào chi phí trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, các quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn…
Giấy phép kinh doanh
– Bản sao y có đóng dấu giấy chứng nhận được phép kinh doanh của doanh nghiệp
– Điều lệ công ty
– Các quy chế tài chính của công ty
Trên đây là một số thông tin hữu ích đối với dân kế toán về những thành phần, giấy tờ cần chuẩn bị để quyết toán thuế. Với những thông tin tổng quan trên thì bạn đã có thể tìm hiểu kỹ hơn và sâu hơn về những yêu cầu của bộ hồ sơ quyết toán thuế cần có.
Xem thêm
Hướng dẫn hạch toán trong trường hợp sáp nhập, hợp nhất doanh nghiệp
Mời tải về mẫu bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) theo Thông tư 200 và Thông tư 133
Mời tải về mẫu Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (File Word, Excel)
