Các bước chuẩn bị cho kỳ quyết toán cuối năm 2019

Kỳ quyết toán thuế năm 2019 đang ngày càng đến gần khiến cho doanh nghiệp luôn bận rộn với hàng ngàn sổ sách giấy tờ lộn xộn. Để kỳ quyết toán này diễn ra suôn sẻ thì cần phải có sự chuẩn bị trước vô cùng kỹ lưỡng và cẩn thận. Vậy trước kỳ quyết toán doanh nghiệp nói chung hay kế toán nói riêng cần phải chuẩn bị những gì? Hãy cùng tìm hiểu các bước chuẩn bị cho kỳ quyết toán cuối năm 2019 cùng ketoan.vn dưới đây.

1. Sắp xếp chứng từ gốc

Trong quá trình chuẩn bị quyết toán, để dễ tìm và tra cứu hồ sơ, giấy tờ, kế toán nên sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng/hàng quý theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra mà doanh nghiệp đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng/hàng quý: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính hoặc từ quý 1 đến quý 4, các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý đã nộp cho cơ quan thuế

Mỗi tháng/quý kế toán kê khai thuế GTGT thì nên để riêng ra và đánh dấu lại theo từng tháng/quý thì cuối năm kết toán sẽ không cần phải dò và sắp xếp lại giấy tờ. Bên cạnh đó, mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo đầy đủ các chứng từ liên quan. Chẳng hạn, hóa đơn mua vào phải kèm đầy đủ phiếu chi, phiếu nhập kho…Tất cả giấy tờ phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh. Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.

2. Chuẩn bị sổ sách phải in

Sau khi đã sắp xếp chứng từ một cách khoa học, hợp lý thì kế toán cần lọc ra những giấy tờ, sổ sách nào cần phải mang đi in trước khi quyết toán, bao gồm:

• Sổ nhật ký chung
• Sổ nhật ký bán – mua hàng
• Sổ nhật ký thu – chi tiền
• Sổ chi tiết công nợ phải thu – phải trả cho tất cả các khách hàng, các nhà cung cấp
• Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
• Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
• Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214, 621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng Quyết định 48 hay Quyết định 15.
• Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm, khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ
• Thẻ kho/sổ chi tiết vật tư
• Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
• Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).

3. Kiểm tra lại các chi tiết khác

• Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
• Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
• Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
• Kiểm tra các khoản phải trả
• Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế.
• Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
• Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp hay không.

4. Kiểm tra sổ sách kế toán

Một bước không thể thiếu trong quá trình chuẩn bị quyết toán là kiểm tra lại sổ sách kế toán để xem có lỗi sai hay thiếu sót gì không, từ đó kế toán có thể kịp thời chỉnh sửa và bổ sung trước khi đón đoàn thanh tra. Cụ thể, kế toán cần:

• Kiểm tra sự phù hợp của tất cả chứng từ (các hóa đơn có đầy đủ con dấu, chữ ký…)
• Kiểm tra lại các hạch toán, và việc khai thuế ở bước 1 và bước 4
• Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế TNDN, TNCN, BCTC theo đúng quy định của pháp luật và luật thuế.
• Điều chỉnh lại các sai sót cho phù hợp (nếu có)

Đối với một vài loại sổ sách đặc biệt thì cần phải có những nghiệp vụ kiểm tra khác nhau. Sau đây là những kỹ năng kiểm tra một số loại sổ sách mà doanh nghiệp thường dễ bị thanh tra nhất:

a) Đối với nhật ký chung

• Rà soát lại các định khoản kế toán xem đã định khoản đối ứng Nợ – Có đúng chưa.
• Kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa.
• Tổng phát sinh ở Nhật Ký chung = Tổng phát sinh ở bảng cân đối tài khoản

b) Đối với bảng cân đối tài khoản

• Tổng số dư Nợ đầu kỳ = Tổng số dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang
• Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở nhật ký chung trong kỳ
• Tổng số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ
• Nguyên tắc tổng phát sinh bên nợ = tổng phát sinh bên có

c) Đối với tài khoản 1111 – tiền mặt

• Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ sổ quỹ tiền mặt
• Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có sổ quỹ tiền mặt
• Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ sổ quỹ tiền mặt

d) Đối với tài khoản 112 – tiền gửi ngân hàng

• Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê;
• Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có sổ tiền gửi ngân hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê
• Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ sổ tiền gửi ngân hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê

e) Đối với tài khoản 334

• Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh,
• Tổng phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + Tăng ca),
• Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + Các khoản giảm trừ (bảo hiểm) + Tạm ứng;
• Tổng số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh
• Tài khoản 142,242,214: số tiền phân bổ tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ có khớp với số phân bổ trên số cái tài khoản 142,242,214

f) Đối với thuế đầu ra – đầu vào

• Tài khoản 1331: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-2_GTGT: bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào
• Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22];
• Số phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào
• Tài khoản 33311: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-1_GTGT: bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào
• Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22];
• Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: bảng kê hoá đơn, hứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào
• Nếu trong tháng phát sinh đầu ra > đầu vào => nộp thuế thì số dư cuối kỳ Có TK 33311 = chỉ tiêu [40] tờ khai thuế tháng đó
• Nếu còn được khấu trừ tức đầu ra < đầu vào => thuế còn được khấu trừ kỳ sau chỉ tiêu [22] = số dư đầu kỳ Nợ TK 1331, số dư Cuối Kỳ Nợ 1331 = chỉ tiêu

g) Đối với hàng tồn kho

• Số dư đầu kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn đầu kỳ TK 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
• Số Phát sinh Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Nhập trong kỳ TK 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
• Số Phát sinh Có Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Xuất trong kỳ TK 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
• Số dư cuối kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn cuối kỳ TK 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
• Tổng phát sinh nhật ký chung = Tổng phát sinh (Nợ, Có) trong kỳ trên bảng cân đối phát sinh
• Các Tài khoản Loại 1 và 2 không có số dư Có (trừ lưỡng tính 131,214,129,159..) chỉ có số dư Nợ, cũng không có số dư cuối kỳ âm
• Các tải khoản loại 3.4 không có số dư Nợ (trừ lưỡng tính 331,421…) chỉ có số dư Có, không có số dư cuối kỳ âm
• Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9: sổ cái và cân đối phát sinh phải = 0, nếu > 0 là làm sai do chưa kết chuyển hết.

Xem thêm:

>> Trước khi quyết toán thuế doanh nghiệp cần kiểm tra những gì?

>> 10 lưu ý quyết toán thuế năm 2019, 2020 kế toán phải nắm trong lòng bàn tay