Hóa đơn là gì thì kế toán nào cũng biết. Nhưng hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ, hợp lý là gì thì không phải kế toán nào cũng hiểu rõ và phân biệt đúng từng loại. Đôi khi sự nhầm lẫn giữa các khái niệm sẽ dẫn đến dùng sai, vi phạm khi làm việc với hóa đơn. Bài viết dưới đây sẽ giúp kế toán nhận biết đúng từng loại hóa đơn trên.
1. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Hợp pháp có nghĩa là tuân theo, tuân thủ pháp luật. Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ có thể hiểu đơn giản là hóa đơn, chứng từ tuân theo quy định của pháp luật.
Hóa đơn, chứng từ hợp pháp phải là hóa đơn do Bộ Tài chính hay Tổng Cục thuế phát hành và cơ quan thuế cấp phát do cơ sở kinh doanh.
Hóa đơn, chứng từ hợp pháp cũng có thể là hóa đơn do doanh nghiệp tự in ấn nhưng phải theo quy định của Chính phủ và Bộ tài chính về in ấn, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn.
Hóa đơn hợp pháp phải là hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Nếu doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp.
Và đôi khi kế toán của doanh nghiệp cũng không lường trước hết được các tình huống cụ thể để phòng tránh hóa đơn bất hợp pháp. Ví dụ, doanh nghiệp thực hiện giao dịch mua, bán hàng với đơn vị khác, có hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán minh bạch nhưng vẫn có thể gặp rủi ro về hóa đơn:
– Đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp bạn nhưng loại hàng hóa, dịch vụ đó lại không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của đơn vị đó.
Một số trang web kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, bạn có thể sử dụng:
– Tra cứu xem doanh nghiệp có hoạt động hay không, có tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn hay không: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
– Tra cứu xem hóa đơn có thông báo phát hành chưa: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
2. Hóa đơn, chứng từ hợp lệ
Hóa đơn chứng từ hợp lệ phải tuân thủ các nguyên tắc, quy định về cách lập, cách ghi trên hóa đơn. Kế toán cần lưu ý một số điểm để đảm bảo khi làm việc hóa đơn, chứng từ hợp lệ:
– Quy định màu mực trên hóa đơn: không sử dụng mực dễ phai, bút chì, mực đỏ.
– Hóa đơn phải có đầy đủ chữ kỹ người mua, của người lập hóa đơn, và các chức vụ khác có trên hóa đơn.
– Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin người mua, người bán, ngày, tháng, năm. Lưu ý với những đơn hàng mua không trực tiếp thì phải ghi rõ hình thức mua hàng trên hóa đơn: bán hàng qua điện thoại, bán hàng qua Internet, tuyệt đối không để trống thông tin người mua.
– Hóa đơn ghi rõ các thông tin của doanh nghiệp: mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp, tên doanh nghiệp,…
– Hóa đơn phải có dấu của đơn vị bán hàng. Với trường hợp đặc biệt doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặc thù đăng ký riêng với cơ quan thuế không phải sử dụng dấu tròn hoặc có mã vạch trên hóa đơn.
Lưu ý, hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
3. Hóa đơn, chứng từ hợp lý
Tính hợp lý của chứng từ thể hiện ở nội dung hàng hóa, dịch vụ, số tiền,… được ghi trên hóa đơn phải phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được.
Doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào thì hóa đơn phải thể hiện đúng mục đích kinh doanh, phù hợp, phục vụ hoạt động kinh doanh.
Ví dụ: Một doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực không liên quan đến vận tải, cũng không có sở hữu phương tiện đi lại như xe máy, ô tô nhưng lại có hóa đơn đầu vào về xăng dầu. Đây có thể hóa đơn đầu vào đổ nhiên liệu cho xe thuộc sở hữu cá nhân giám đốc doanh nghiệp. Như vậy, hóa đơn hợp pháp nhưng bất hợp lý. Bất hợp lý ở chỗ xe không thuộc sở hữu doanh nghiệp thì nhiên liệu tiêu hao cho xe cũng không thuộc chi phí của doanh nghiệp.
Trường hợp khác, cá nhân được cử đi công tác, cơ quan cấp cho cá nhân khoản chi phí cho 4 bữa ăn, tương đương 2 ngày. Nhưng khi hóa đơn đem về hạch toán với cơ quan là 6 bữa ăn. Vậy hóa đơn này cũng là hóa đơn bất hợp lý.
Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu, phân biệt các khái niệm về hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ, hợp lý. Hy vọng kế toán sẽ không còn nhầm lẫn những khái niệm này và sử dụng hóa đơn đúng quy định.
Xem thêm:
Quy định về màu mực, chữ ký trên hoá đơn, chứng từ, hợp đồng
Hướng dẫn quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn nhất
Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy
