Là một kế toán chắc hẳn bạn biết, để trở thành một kế toán viên giỏi cần rất nhiều kiến thức và kỹ năng. Một trong số đó là kiến thức về định khoản kế toán. Nó vừa là kiến thức, vừa là kỹ năng cơ bản mà kế toán thường xuyên phải làm. Nghiệp vụ đơn giản nhưng không phải ai cũng có đầy đủ kiến thức về nó. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. Định khoản kế toán là gì?
Định khoản kế toán (KT) là cách xác định ghi chép số tiền của các Nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào bên nợ bên có của Tài khoản kế toán có liên quan. Có 2 loại định khoản KT là định khoản KT giản đơn và định khoản KT phức tạp.
Định khoản KT giản đơn là định khoản KT chỉ liên quan tới 2 loại tài khoản kế toán tổng hợp. Còn định khoản KT phức tạp là định khoản kế toán liên quan tới 3 tài khoản kế toán tổng hợp trở lên.
2. Các nguyên tắc cơ bản khi định khoản KT
Khi làm định khoản KT, kế toán cần làm theo những nguyên tắc được quy định như sau:
– Đối với tài sản: Tăng ghi bên Nợ, giảm ghi bên Có đồng thời ghi bên Có, bên Nợ của tài khoản đối ứng.
– Đối với nợ phải trả và vốn chủ sở hữu: tăng ghi bên Có, giảm ghi bên Nợ đồng thời ghi bên Nợ, bên Có của tài khoản đối ứng.
– Đối với vốn chủ sở hữu được đầu tư vào doanh nghiệp ghi bên Có của tài khoản vốn chủ sở hữu.
– Đối với vốn chủ sở hữu xuất ra ghi bên Nợ tài khoản vốn chủ sở hữu.
– Đối với thu nhập làm tăng vốn chủ sở hữu: ghi bên Có tài khoản thu nhập và bên Nợ tài khoản đối ứng. Đối với thu nhập làm giảm vốn chủ sở hữu: ghi bên Nợ tài khoản thu nhập và ghi bên Có tài khoản đối ứng.
– Đối với các loại chi phí làm giảm vốn chủ sở hữu ghi bên Nợ tài khoản chi phí đồng thời ghi bên Có tài khoản đối ứng.
Tuy rằng, đây chỉ là kiến thức nghiệp vụ cơ bản nhưng bạn cũng cần nắm vững nền tảng cơ bản thì mới có thể vững chắc trong sự nghiệp.
3. Các bước trong định khoản KT
Định khoản KT được tiến hành theo 4 bước dưới đây:
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán
– Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất. Bởi nếu sai ngay từ bước đầu tiên thì các bước tiếp theo cũng không còn giá trị nữa.
– Công việc của kế toán là xác định nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đó ảnh hưởng tới những đối tượng kế toán nào.
Bước 2: Xác định tài khoản kế toán liên quan (tài khoản kế toán của đối tượng đã xác định ở bước 1)
– Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng.
– Tài khoản dùng cho đối tượng kế toán là tài khoản nào. ( có thể lấy số hiệu tài khoản theo bảng hệ thống tài khoản của chế độ KT mà doanh nghiệp áp dụng tại Hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 200).
Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản
– Xác định loại tài khoản, là tài khoản đầu mấy?
– Xu hướng biến động của từng tài khoản (tăng hay giảm).
Bước 4: Định khoản
– Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có.
– Ghi số tiền tương ứng.
Ví du: Chị X nộp một khoản tiền mặt vào tài khoản ngân hàng: 5.000.000 đồng
Bước 1: Xác định đối tượng KT
– Tiền mặt
– Tiền gửi ngân hàng
Bước 2: Xác định tài khoản liên quan
– Chế độ kế toán đơn vị sử dụng: Thông tư 133/2016/TT-BTC.
– Tài khoản kế toán liên quan tới nghiệp vụ: Tài khoản Tiền mặt (tiền VNĐ): 1111 và Tiền gửi ngân hàng (tiền VNĐ): 1121.
Bước 3: Xu hướng biến động
– Tài khoản 1111: giảm 5.000.000 đồng.
– Tài khoản 1121: tăng 5.000.000 đồng.
Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có
Tài khoản 1121 tăng lên 5.000.000 đồng => Ghi Nợ tài khoản 1121, số tiền 5.000.000 đồng
Tài khoản 1111 giảm đi 5.000.000 đồng => Ghi Có tài khoản 1111, số tiền 5.000.000 đồng
=> Cuối cùng chúng ta có định khoản sau:
Nợ TK 1121: 5.000.000đ
Có TK 1111: 5.000.000đ
4. Kết cấu tài khoản
Tài khoản đầu 1 và TK đầu 2: Tài khoản tài sản
– Phản ánh toàn bộ giá trị tài sản của doanh nghiệp bao gồm cả tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
Tài khoản đầu 3 và TK đầu 4: Tài khoản nguồn vốn
– Phản ánh công nợ phải trả và nguồn vốn hình thành nên tài sản cho doanh nghiệp.
Tài khoản đầu 5 và TK đầu 7: Tài khoản doanh thu và thu nhập khác
– Đây là 2 đầu tài khoản phản ánh nguồn thu của doanh nghiệp.
Tài khoản đầu 6 và TK đầu 8: Tài khoản chi phí và chi phí khác
– Đầu tài khoản này phản ánh chi phí hay đầu ra của doanh nghiệp .
Tài khoản đầu 9: Xác định kết quả kinh doanh
– Cuối kỳ kế toán viên sẽ làm nhiệm vụ kết chuyển doanh thu và chi phí sang kết quả hoạt động kinh doanh. Từ đó phản ánh được kết quả kinh doanh thực tế của doanh nghiệp trong kỳ vừa qua.
5. Lưu ý một số phương trình khi định khoản kế toán
Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn
Tổng nguồn vốn = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
Vốn chủ sở hữu = Tổng tài sản – Nợ phải trả
Như vậy chúng ta vừa điểm qua những kiến thức cơ bản khi định khoản kế toán. Dù bạn là kế toán bán hàng, kế toán thuế, kế toán kho, kế toán lương hay kế toán tổng hợp,.. thì cũng cần trang bị kiến thức cơ bản này thì sự nghiệp kế toán mới vững chắc.
Xem thêm:
6 kinh nghiệm “xương máu” khi làm kế toán thuế cho doanh nghiệp
Hướng dẫn hạch toán kế toán công ty bất động sản
Hướng dẫn kế toán phương pháp thanh toán tạm ứng
