Hàng tồn kho là một vấn đề liên quan trực tiếp và ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán hàng tồn kho là công việc thường niên doanh nghiệp cần phải làm, hỗ trợ cho việc đánh giá hoạt động sản xuất và lợi nhuận hàng năm của doanh nghiệp. Khi ghi nhận hàng tồn kho, kế toán cần tuân thủ nguyên tắc để kiểm toán và đánh giá đúng về tình hình của doanh nghiệp mình, thuận lợi đưa ra phương án sản xuất, kinh doanh hiệu quả.
1. Hàng tồn kho là gì? Nguyên tắc kế toán ghi nhận hàng tồn kho
Nếu mức hàng tồn kho lớn có thể gây thiệt hại về tài sản, lãng phí chi phí của doanh nghiệp cho các hoạt động như bảo quản, lưu trữ, hao mòn hàng hóa,…
Nếu mức hàng tồn kho thấp có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa khi cần, làm giảm doanh số, giảm lợi nhuận, tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán ghi nhận hàng tồn kho cần được thực hiện đúng cách, chính xác để luôn đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp.
Khoản 2, Điều 23, Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho như sau:
“Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm:
– Hàng mua đang đi trên đường;
– Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ;
– Sản phẩm dở dang;
– Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán;
– Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
Đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất, luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cấn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn.
Đối với vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cấn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn.
Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công… không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho.”
2. Ghi nhận hàng tồn kho đúng cách
Theo Khoản 4, Điều 23, Thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán ghi nhận hàng tồn kho phải được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” khi xác định giá gốc, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí.
- Khi kế toán hàng tồn kho cần xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hoá, theo nguồn hình thành và thời điểm tính giá.
- Nếu mua hàng tồn kho, được nhận kèm thêm sản phẩm, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng thay thế thì kế toán phải xác định và ghi nhận riêng sản phẩm, phụ tùng,… theo giá trị hợp lý.
- Trong trường hợp bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
3. Nguyên tắc khi xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo
Quy định tại Khoản 8, Điều 23, Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc khi xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo:
- Trường hợp bán hàng tồn kho không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa…., kế toán ghi nhận giá trị hàng tồn kho vào chi phí bán hàng.
- Trường hợp khuyến mại, quảng cáo bằng hàng tồn kho nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa thì kế toán ghi nhận giá trị hàng tồn kho vào giá vốn.
“Kế toán hàng tồn kho phải đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật theo từng thứ, từng loại, quy cách vật tư, hàng hóa theo từng địa điểm quản lý và sử dụng, luôn phải đảm bảo sự khớp, đúng cả về giá trị và hiện vật giữa thực tế về vật tư, hàng hóa với sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.” (Khoản 12, Điều 23, Thông tư 200/2014/TT-BTC)
4. Khó khăn của doanh nghiệp khi kế toán hàng tồn kho
- Khi mua hàng tồn kho, khó để định giá chính xác sản phẩm, phụ tùng,… được nhận thêm, phức tạp cho quản lý, kiểm kê sổ sách.
- Kế toán ghi nhận hàng tồn kho không đúng cách sẽ gây tổn thất tài chính cho doanh nghiệp.
- Khó khăn khi định mức giá trị hao tổn hàng tồn kho.
Có thể thấy, kế toán ghi nhận hàng tồn kho là một khâu rất trọng trong quản lý sản xuất của doanh nghiệp. Khi tuân thủ những nguyên tắc trên, kế toán viên sẽ không phải lúng túng mỗi kỳ kiểm tra hàng tồn kho, đảm bảo đúng quy trình và lợi ích cho doanh nghiệp. Khi có trường hợp phát sinh trong quá trình kế toán hàng tồn kho, kế toán viên cần linh hoạt, tìm hiểu kỹ quy định hoặc những người có kinh nghiệm để xử lý đúng cách.
Tham khảo thêm:
Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như thế nào?
Nghiêm cấm 3 “KHÔNG” khi quản lý kho trong doanh nghiệp
2 phương pháp quản lý hàng tồn kho hữu hiệu đối với doanh nghiệp hiện nay
